Cum să mențineți relații bune cu clienții în timp ce pretindeți plata facturilor dvs.?

Pentru orice afacere, relațiile bune cu clienții și un flux de numerar pozitiv sunt cruciale. Prin urmare, a te afla stând pe o grămadă de facturi neplătite poate părea o fundătură.

Pe de altă parte, pentru clientul dvs., o experiență proastă de facturare poate afecta încrederea în compania dvs. O astfel de tensiune este dăunătoare relațiilor de succes dintre cele două părți, reprezentând o amenințare pentru întreaga relație de afaceri.

Așadar, ce poți face atunci când te confrunți cu situația dificilă de a alege între menținerea relației cu clienții și achitarea unei facturi?

Care sunt motivele pentru care clienții întârzie în efectuarea plăților?

În majoritatea cazurilor, plățile întârziate sunt rezultatul problemelor legate de fluxul de numerar cu clienții dvs. Ei simt ceva asemănător cu rușinea. Se tem că problemele lor legate de fluxul de numerar vor deveni publice. Deci, își îngroapă capul în nisip și nu răspund la rechemarile furnizorilor lor.

De asemenea, este posibil ca clientul dvs. să nu dorească să plătească din cauza unei comenzi sau a unei dispute privind livrarea - marfă proastă sau probleme de calitate, de exemplu.

Dacă puneți prea multă presiune asupra unui client pentru a obține o factură plătită, ar putea duce la o ciocnire. Fiecare companie trebuie să colecteze facturi neplătite pentru a-și ușura propriul flux de numerar, dar nimănui nu-i place să fie pus sub presiune. În plus, amenințarea unui client cu acțiuni în justiție nu este sănătoasă pentru viitorul pe termen lung al unei relații.

Pe de altă parte, jocul pe o conexiune emoțională nu este o garanție. Furnizorul și clientul se cunosc adesea, ceea ce îl poate determina pe primul să acorde tacit termene de plată mai lungi celui de-al doilea. Clientul poate profita apoi de aceasta incredere pentru a favoriza plata altor furnizori.
Unii clienți schimbă furnizorul imediat ce se simt neapreciați, consideră că reprezentanții companiei nu sunt de ajutor sau se confruntă cu alte probleme legate de servicii.

Lipsa de comunicare între client și furnizor este la baza tensiunilor în jurul plăților și facturilor neplătite.

Cum să urmăriți facturile neplătite și să vă trimiteți mementourile?

În primul rând, este esențial să facturați cât mai curând posibil și să vă asigurați că clientul dvs. primește facturile dumneavoastră. Verificați acuratețea facturilor dvs., precum și detaliile de contact ale clienților dvs. Păstrați în dosarele dumneavoastră orice document semnat, chitanță, validare etc. Acest lucru vă poate fi oricând util mai târziu.

Verificați în mod regulat termenele scadente ale facturilor dvs. Pentru anumiți clienți despre care știți că întârzie în mod regulat, trimiteți un scurt text sau e-mail pe măsură ce se apropie data scadentă, în loc să așteptați până când este și el târziu. La data scadenței, dacă încă nu ați primit plata, trimiteți un memento simplu și politicos clientului dvs.

Dacă ați acordat un termen de plată sau un plan de lichidare, asigurați-vă că clienții/debitorii dvs. își respectă angajamentele. În caz contrar, trimiteți-le imediat un memento de plată.

În scrisoarea de memento, asigurați-vă că includeți următoarele:

• datele de contact ale ambelor companii
• data apelului înapoi
• persoana de contact pentru facturare din compania dvs
• informatii despre factura scadenta (numar, detaliu, posibila copie)
• suma datorată (principalul și eventualele costuri, care trebuie justificate cu condițiile generale)
• reamintire a condițiilor dumneavoastră de plată și a consecințelor în caz de întârziere
• data scadenței mementoului și referința plății

Există soluții de automatizare sau IT pentru urmărirea facturilor, plăților și mementourilor. Aplicația gratuită MindYourBills, de exemplu, vă permite să introduceți cu ușurință facturile în aplicație, vă anunță când este scadentă o factură, vă oferă un memento automat și urmărire în cazul facturilor neplătite.

Dacă facturile rămân neplătite după mementouri, apelați la un intermediar. Intermediarul nu are legături emoționale. După cum sugerează și numele, se află între cele două difuzoare. Vă ajută să vă recuperați datoriile în timp ce considerați debitorul drept client al clientului său. Îți ascultă clientul și trebuie să dea dovadă de deschidere pentru a găsi cât mai repede o soluție amiabilă. Negocierea amiabilă este întotdeauna de preferat pentru a vă recupera facturile neplătite menținând în același timp o relație comercială.

Abilitatea de a asculta și de a construi încredere facilitează dialogul cu clientul care are restanțe. Companiile de colectare au tot interesul să găsească soluții de plată menținând în același timp relațiile cu clienții și imaginea mărcii dumneavoastră.

Nu există o formulă magică pentru a negocia condițiile de plată perfecte. În spatele aspectelor tehnice și financiare ale negocierii termenilor de plată se află o strategie de afaceri. Trebuie să mențineți o relație bună cu clienții și să reduceți tensiunile pentru a preveni transformarea întârzierii plăților în neplăți. Dar când încă nu sunteți plătit la data scadenței mementoului, este timpul să încredințați negocierea datoriei unui intermediar de încredere, cum ar fi INTERNATIONAL RECOVER COMPANY® .