Como manter um bom relacionamento com o cliente ao reivindicar o pagamento de suas faturas?

Para qualquer negócio, um bom relacionamento com os clientes e um fluxo de caixa positivo são cruciais. Portanto, encontrar-se sentado sobre uma pilha de contas não pagas pode parecer um beco sem saída.

Por outro lado, para o seu cliente, uma experiência de faturamento ruim pode prejudicar a confiança na sua empresa. Tal tensão é prejudicial ao sucesso das relações entre as duas partes, representando uma ameaça a toda a relação comercial.

Então, o que você pode fazer diante da difícil situação de escolher entre manter o relacionamento com o cliente e receber o pagamento de uma fatura?

Quais são as razões pelas quais os clientes atrasam o pagamento?

Na maioria dos casos, os atrasos nos pagamentos são resultado de problemas de fluxo de caixa com seus clientes. Eles sentem algo semelhante à vergonha. Eles temem que seus problemas de fluxo de caixa se tornem de conhecimento público. Então, eles enterram a cabeça na areia e não respondem aos recalls de seus fornecedores.

Também é possível que seu cliente não queira pagar devido a uma disputa no pedido ou na entrega – mercadoria ruim ou problemas de qualidade, por exemplo.

Se você colocar muita pressão sobre um cliente para que uma fatura seja paga, isso poderá causar um conflito. Toda empresa precisa cobrar faturas não pagas para suavizar seu próprio fluxo de caixa, mas ninguém gosta de ser pressionado. Além disso, ameaçar um cliente com uma ação legal não é saudável para o futuro de um relacionamento a longo prazo.

Por outro lado, jogar com uma ligação emocional não é uma garantia. Fornecedor e cliente muitas vezes se conhecem, o que pode levar o primeiro a conceder tacitamente prazos de pagamento mais longos ao segundo. O cliente pode então aproveitar essa confiança para favorecer o pagamento de outros fornecedores.
Alguns clientes trocam de fornecedor assim que se sentem desvalorizados, consideram os representantes da empresa inúteis ou enfrentam outros problemas relacionados ao serviço.

A falta de comunicação entre cliente e fornecedor é a causa de tensões em torno de pagamentos e faturas não pagas.

Como acompanhar faturas não pagas e enviar seus lembretes?

Em primeiro lugar, é fundamental faturar o mais cedo possível e garantir que o seu cliente recebe as suas faturas. Verifique a veracidade das suas faturas, bem como os dados de contacto dos seus clientes. Mantenha em seus arquivos qualquer documento assinado, recibo, validação, etc. Isso sempre poderá ser útil para você mais tarde.

Verifique regularmente as datas de vencimento das suas faturas. Para certos clientes que você sabe que se atrasam regularmente, envie uma breve mensagem de texto ou e-mail conforme a data de vencimento se aproxima, em vez de esperar até que também seja tarde. No vencimento, caso ainda não tenha recebido o pagamento, envie um lembrete simples e cortês ao seu cliente.

Se concedeu um prazo de pagamento ou um plano de liquidação, certifique-se de que os seus clientes/devedores respeitam os seus compromissos. Caso contrário, envie-lhes um lembrete de pagamento imediatamente.

Em sua carta de lembrete, certifique-se de incluir o seguinte:

• detalhes de contato de ambas as empresas
• data do seu recall
• pessoa de contato de faturamento em sua empresa
• informações sobre a fatura vencida (número, detalhes, possível cópia)
• valor devido (custos principais e eventuais, a justificar com as suas condições gerais)
• lembrete de suas condições de pagamento e consequências em caso de atraso
• data de vencimento do lembrete e referência de pagamento

Existem soluções de automação ou TI para rastrear suas faturas, pagamentos e lembretes. O aplicativo gratuito MindYourBills, por exemplo, permite que você insira facilmente suas faturas no aplicativo, avisa quando uma fatura vence, oferece um lembrete automático e acompanhamento em caso de faturas não pagas.

Se as faturas permanecerem por pagar após os seus lembretes, recorra a um intermediário. O intermediário não tem vínculos emocionais. Como o próprio nome sugere, ele está localizado entre os dois alto-falantes. Ajuda você a recuperar o que deve, ao mesmo tempo que considera o devedor como cliente de seu cliente. Ele ouve o seu cliente e deve estar aberto para encontrar uma solução amigável o mais rápido possível. A negociação amigável é sempre preferível para recuperar as suas faturas não pagas e manter uma relação comercial.

A capacidade de ouvir e construir confiança facilita o diálogo com o cliente que está em atraso. As empresas de cobrança têm todo o interesse em encontrar soluções de pagamento, mantendo ao mesmo tempo o relacionamento com o cliente e a imagem da sua marca.

Não existe uma fórmula mágica para negociar as condições de pagamento perfeitas. Por trás dos aspectos técnicos e financeiros da negociação das condições de pagamento está uma estratégia comercial. Você deve manter boas relações com os clientes e aliviar as tensões para evitar que os atrasos nos pagamentos se transformem em dívidas não pagas. Mas quando você ainda não recebeu o pagamento no vencimento do seu lembrete, é hora de confiar a negociação da sua dívida a um intermediário de confiança, como INTERNATIONAL RECOVER COMPANY® .