Jak utrzymywać dobre relacje z klientami, domagając się zapłaty faktur?

Dla każdej firmy dobre relacje z klientami i dodatnie przepływy pieniężne mają kluczowe znaczenie. Dlatego znalezienie się na stosie niezapłaconych rachunków może wydawać się ślepym zaułkiem.

Z drugiej strony, dla Twojego klienta złe doświadczenia związane z rozliczeniami mogą nadszarpnąć zaufanie do Twojej firmy. Takie napięcie szkodzi pomyślnym relacjom pomiędzy obiema stronami, stwarzając zagrożenie dla całej relacji biznesowej.

Co więc możesz zrobić w obliczu trudnej sytuacji wyboru pomiędzy utrzymaniem relacji z klientem a otrzymaniem zapłaty za fakturę?

Jakie są powody, dla których klienci zwlekają z dokonaniem płatności?

W większości przypadków opóźnienia w płatnościach wynikają z problemów z płynnością finansową u Twoich klientów. Czują coś na kształt wstydu. Obawiają się, że ich problemy z płynnością finansową staną się publicznie znane. Chowają więc głowę w piasek i nie reagują na wycofania swoich dostawców.

Możliwe jest również, że Twój klient nie chce płacić z powodu sporu dotyczącego zamówienia lub dostawy – na przykład z powodu niewłaściwego towaru lub problemów z jakością.

Jeśli wywierasz zbyt dużą presję na kliencie, aby zapłacił fakturę, może to doprowadzić do konfliktu. Każda firma musi zbierać niezapłacone faktury, aby usprawnić przepływ środków pieniężnych, ale nikt nie lubi być pod presją. Ponadto grożenie klientowi podjęciem kroków prawnych nie jest zdrowe dla długoterminowej przyszłości związku.

Z drugiej strony gra oparta na więzi emocjonalnej nie jest gwarancją. Dostawca i klient często się znają, co może skłonić pierwszego do milczącego przyznania drugiemu dłuższych terminów płatności. Klient może następnie wykorzystać to zaufanie, aby faworyzować płatności od innych dostawców.
Niektórzy klienci zmieniają dostawcę, gdy tylko poczują się niedoceniani, uznają przedstawicieli firmy za nieprzydatnych lub doświadczają innych problemów związanych z obsługą.

Brak komunikacji pomiędzy klientem a dostawcą jest przyczyną napięć wokół płatności i niezapłaconych faktur.

Jak śledzić niezapłacone faktury i wysyłać przypomnienia?

Po pierwsze, ważne jest, aby wystawić fakturę tak wcześnie, jak to możliwe i upewnić się, że Twój klient otrzyma Twoje faktury. Sprawdź poprawność swoich faktur i danych kontaktowych swoich klientów. Trzymaj w swoich aktach każdy podpisany dokument, paragon, potwierdzenie itp. Zawsze może Ci się to przydać później.

Regularnie sprawdzaj terminy płatności faktur. W przypadku niektórych klientów, o których wiesz, że regularnie się spóźniają, wyślij krótki SMS lub e-mail, gdy zbliża się termin płatności, zamiast czekać, aż też będzie późno. Jeśli w terminie płatności nadal nie otrzymałeś płatności, wyślij klientowi proste i uprzejme przypomnienie.

Jeśli wyznaczyłeś termin płatności lub plan rozliczeń, zadbaj o to, aby Twoi klienci/dłużnicy wywiązywali się ze swoich zobowiązań. W przeciwnym razie natychmiast wyślij im przypomnienie o płatności.

W swoim liście przypominającym pamiętaj o zawrzeniu następujących informacji:

• dane kontaktowe obu firm
• data wycofania
• osoba kontaktowa ds. rozliczeń w Twojej firmie
• informacja o należnej fakturze (numer, dane, ewentualna kopia)
• kwotę należności (koszty główne i ewentualne, które należy uzasadnić ogólnymi warunkami)
• przypomnienie o warunkach płatności i konsekwencjach w przypadku opóźnienia
• termin przypomnienia i numer referencyjny płatności

Istnieją rozwiązania automatyzujące lub informatyczne umożliwiające śledzenie faktur, płatności i przypomnień. Bezpłatna aplikacja MindYourBillsumożliwia na przykład łatwe wprowadzanie faktur do aplikacji, powiadamia Cię o terminie płatności faktury, oferuje automatyczne przypomnienia i działania następcze w przypadku niezapłaconych faktur.

Jeśli po upomnieniach faktury pozostają niezapłacone, zwróć się do pośrednika. Pośrednik nie ma żadnych więzi emocjonalnych. Jak sama nazwa wskazuje, znajduje się pomiędzy dwoma głośnikami. Pomaga odzyskać należność, traktując dłużnika jako klienta swojego klienta. Słucha klienta i musi wykazać się otwartością, aby jak najszybciej znaleźć polubowne rozwiązanie. Zawsze preferowane są polubowne negocjacje, aby odzyskać niezapłacone faktury, utrzymując relacje handlowe.

Umiejętność słuchania i budowania zaufania ułatwia dialog z klientem spóźniającym się z płatnościami. Firmy windykacyjne są w pełni zainteresowane znalezieniem rozwiązań płatniczych przy jednoczesnym utrzymaniu relacji z klientami i wizerunku Twojej marki.

Nie ma magicznej recepty na wynegocjowanie idealnych warunków płatności. Za technicznymi i finansowymi aspektami negocjowania warunków płatności kryje się strategia biznesowa. Musisz utrzymywać dobre relacje z klientami i łagodzić napięcia, aby zapobiec przekształceniu się opóźnień w płatnościach w brak płatności. Kiedy jednak w dalszym ciągu nie otrzymasz zapłaty w terminie upomnienia, czas powierzyć negocjacje swojego zadłużenia zaufanemu pośrednikowi, np. INTERNATIONAL RECOVER COMPANY® .