Przewodnik krok po kroku do windykacji

W przypadku każdej firmy konieczne jest otrzymywanie płatności na czas. Opóźnienia w płatnościach i klienci próbujący uniknąć płacenia za Twoje towary lub usługi mogą kosztować Twoją firmę i mieć długotrwały i szkodliwy wpływ na przepływ środków pieniężnych.

Windykacja to zawód sam w sobie, wymagający dyplomacji, empatii, strategii i doświadczenia. Samodzielne zbieranie jest czasochłonne. Ten czas możesz wykorzystać na rozwój swojego biznesu, poszukiwanie nowych możliwości biznesowych lub ulepszenie usług dla klientów, którzy płacą Ci fortunę.

Aby podejmować świadome decyzje windykacyjne i skutecznie ścigać dłużników, dane, na których się opierasz, muszą być aktualne i kompletne. Zalecamy również współpracę z doświadczoną firmą windykacyjną, zarówno w celu uzyskania rzetelnej porady, jak i monitorowania nieuczciwych płatników. Nie zawsze łatwo jest wiedzieć, jakie kroki podjąć, aby uzyskać spłatę należności na najlepszych warunkach.

Poniżej znajdziesz zalecane kroki dotyczące odbioru faktur.

1. Fakturowanie i śledzenie płatności

Zanim zaczniemy mówić o windykacji, ważne jest, aby porozmawiać o fakturowaniu. Chociaż często ten krok nie jest dla Ciebie łatwy, wystawiaj faktury za swoje towary i usługi szybko i regularnie. Następnie co tydzień sprawdzaj płatności rachunków. Opóźnienia w płatnościach są niestety częste, ale istnieją rozwiązania przyspieszające płatności. Jeśli mimo to nie otrzymasz zapłaty lub otrzymasz ją tylko częściowo, musisz niezwłocznie rozpocząć proces odzyskiwania należności.

2. Wysłanie przypomnienia o płatności

Jeśli zauważysz, że termin płatności minął, a Twoja faktura nadal nie jest honorowana, najlepiej wysłać przypomnienie. Możesz wysłać uprzejme powiadomienie, ale musi ono być bezpośrednie. Można go wysłać pocztą lub e-mailem. Czasami w przypadku niektórych stałych klientów, którzy zawsze honorują swoje faktury lub których obroty są ważne dla Twojej firmy, możesz skontaktować się z nimi wcześniej telefonicznie.

Niektóre programy księgowe umożliwiają wysyłanie przypomnień do dłużników. Istnieje także możliwość zlecenia wysyłki upomnienia wyspecjalizowanym firmom. Bezpłatna aplikacja MindYourBills umożliwia kodowanie faktur i wysyłanie do dłużników jednego lub dwóch e-maili z przypomnieniem o płatnościach. Możesz także zaklasyfikować swoje faktury jako opłacone, nieściągalne lub jednym kliknięciem przekazać je firmie windykacyjnej.

3. Przekazanie niezapłaconych faktur firmie windykacyjnej

Czy Twoje oddzwonienie pozostało bez odpowiedzi? Pora oddać głos innemu mówcy. Niezapłacone faktury można łatwo przekazać stronie trzeciej. Aby przejąć kontrolę nad Twoimi niezapłaconymi fakturami, firma windykacyjna będzie musiała posiadać, oprócz dobrej i należytej umowy zawartej pomiędzy Tobą a jej usługami, pełne informacje na temat Twoich niezapłaconych rachunków. Jeśli wysłałeś przypomnienie za pomocą aplikacji MindYourBills, informacja zostanie do nich wysłana jednym kliknięciem. Jeżeli zdecydowałeś się na inne metody upomnienia, koniecznie podaj jak najwięcej informacji o dłużnikach i wymagalnych fakturach. Po otrzymaniu informacji firma windykacyjna zakoduje plik, który będzie można śledzić, bardzo często w Internecie, w miarę postępu windykacji polubownej i sądowej.

4. Polubowna windykacja długów

Przed jakąkolwiek inną procedurą windykacja polubowna polega na przesłaniu dłużnikowi formalnego wezwania. Jest to list obowiązkowy w większości krajów Unii Europejskiej, a nawet na świecie. Po wysłaniu tego oficjalnego pisma i upływie obowiązkowego terminu pozostawionego dłużnikowi na reakcję, windykacja ugodowa będzie kontynuowana. Każda firma windykacyjna stosuje własne metody oparte na swoim doświadczeniu i etyce. INTERNATIONAL RECOVER COMPANY®korzysta np. z wysyłania poczty i SMS-ów, dzwoni do dłużników i przenosi windykatorów. Celem jest nawiązanie kontaktu z dłużnikiem, uzyskanie płatności lub rozsądnego planu rozliczeń dla różnych zainteresowanych stron. Wśród ich wartości znajdujemy poszanowanie prawa, ale także prywatności i godności ludzkiej. W większości przypadków te kroki się opłacią i otrzymasz zwrot pieniędzy.

5. Odzyskiwanie sądowe

Niestety, czasami polubowne rozwiązanie jest niemożliwe (niewypłacalność, zaginięcie, odmowa zapłaty itp.). Firma windykacyjna zakończy następnie polubowne odzyskanie należności, przedstawiając zaświadczenie o nieodzyskiwalności należności lub oferując dalsze działania prawne. Agencja często może pełnić rolę pośrednika i za Twoją zgodą skontaktuje się z prawnikiem, a następnie z komornikiem na różnych etapach, od wezwania po ewentualne zajęcie.

INTERNATIONAL RECOVER COMPANY® współpracuje z niezależnymi osobami i firmami od 1993 roku. Aby uzyskać poradę przy sporządzaniu ogólnych warunków lub zamówień zakupu, wysyłaniu przypomnień lub zajmowaniu się niespłaconymi długami, nie wahaj się Skontaktuj się z nami.