Jak uniknąć złych długów?

Każda firma prędzej czy później staje w obliczu opóźnień w płatnościach, a nawet nieściągalnych długów. Kiedy podjęto wszelkie wysiłki, aby odzyskać należną kwotę, ale dług pozostaje niespłacony, należy go uznać za nieściągalny.

Niezależnie od branży, ryzyko to istnieje i każdy przedsiębiorca musi się z nim liczyć. Zły dług, jak każda zaległa faktura, ma oczywiste konsekwencje dla przepływów pieniężnych firmy, prowadząc do spadku rentowności. Bez dochodów finansowych niezbędnych do funkcjonowania przedsiębiorstwa, niezależnie od jego wielkości, jego rozwój może być zagrożony. Każdy przedsiębiorca musi zatem od początku wziąć byka za rogi i zabezpieczyć się przed niespłacanymi długami.

Dlaczego i jak powstają złe długi?

W B2B Twoi klienci sami mogą doświadczyć opóźnień w płatnościach. Mogą napotkać problemy w łańcuchu dostaw, które spowalniają dostawy komponentów potrzebnych do wytworzenia sprzedawanych towarów. Linia kredytowa Twojego klienta mogła zostać wycofana, co zmniejszyło jego kapitał operacyjny. Rynek mógł nagle załamać się, co miało wpływ na jego sprzedaż i ogólny model biznesowy.

W B2C Twoi klienci mogą spotkać się z trudnościami finansowymi, przejściowymi lub nie. Nikt nie jest bezpieczny przed utratą dochodów, problemami zdrowotnymi czy trudnościami rodzinnymi.

A w ostatnich latach problemy te stały się jeszcze liczniejsze. Kryzys zdrowotny wywołany Covid-19 oraz jego konsekwencje gospodarcze i społeczne wpłynęły zarówno na Twoich klientów B2B, jak i B2C. Wojna na Ukrainie i jej skutki gospodarcze i energetyczne po raz kolejny mają wpływ na Twoich klientów: czas dostaw, inflacja, brak bezpieczeństwa itp.

Być może zaufałeś klientowi, który na to nie zasługiwał. Klient przedstawił się nieprawdziwie, składając zamówienie, którego nie zamierzał zrealizować. W takim przypadku musisz albo wzmocnić politykę akceptacji klientów, albo uwzględnić tych wątpliwych klientów w swoim planie finansowym. Podejmowanie ryzyka jest konieczne dla rozwoju każdego biznesu, ale podejmowanie skalkulowanego ryzyka.

Lepiej jest zapobiegać niż leczyć!

Opóźnienie w płatności należy zawsze traktować jako sygnał. Konieczna jest analiza, a przede wszystkim reakcja, ponieważ zwłoka w płatnościach może w niektórych przypadkach przerodzić się w dług nie do odzyskania.

Dlatego ważne jest, aby wziąć pod uwagę możliwe opóźnienia w płatnościach i zabezpieczyć się od samego początku. Ustrukturyzuj warunki płatności, aby zachęcać do szybkiej płatności. Narzucaj terminy płatności i bezpośrednio ogłaszaj ryzyko powstałe w przypadku opóźnienia. Bądź stanowczy i nie zwlekaj z terminami płatności i innymi klauzulami. Faktura jest płatna w terminie. W przypadku opóźnienia w płatności wyślij przypomnienie bezpośrednio do swojego klienta, przypominając mu o swoich warunkach i konsekwencjach jakie poniesie jego opóźnienie.

Niektórzy klienci płacą tylko po przypomnieniu. Dzięki jasnemu harmonogramowi i regularnym przypomnieniom przekonasz się, że klient, który żongluje płatnościami, z większym prawdopodobieństwem będzie traktował Cię priorytetowo w stosunku do firmy z mniej uporządkowanym śledzeniem rozliczeń. Upewnij się, że Twoje faktury są zawsze „na wierzchu” i mają pierwszeństwo przed zapłatą.

Oto kilka wskazówek, jak uniknąć złych długów:

• Wysyłaj faktury i wyciągi na czas, najlepiej zaraz po zakończeniu pracy lub dostarczeniu produktu. Firmy ustaliły cykle płatności. Dzięki temu szybkie rozliczenie oznacza mniejsze prawdopodobieństwo, że przegapisz następny cykl.
• Aby zapewnić ogólną kondycję swojej firmy, prowadź aktualne rejestry zobowiązań każdego klienta i odnotowuj klientów, którzy zbliżają się do terminów.
• Wysyłaj przypomnienia natychmiast, gdy zalega Ci faktura, niezależnie od jej wysokości. Bez względu na wielkość Twojej firmy i wysokość zadłużenia, usługa została wykonana lub sprzedany produkt i zasługuje na zapłatę.
• Bądź na bieżąco ze swoimi klientami. Za każdą opóźnioną płatnością stoi klient, stały lub nie. Dostosuj swoje działania następcze w zakresie rozliczeń w zależności od przypadku. Możesz na przykład przyznać lub odmówić dodatkowego czasu, ubiegać się o odsetki za zwłokę lub nie.

Jeśli mimo to Twój dług pozostaje niespłacony, zwróć się o poradę do firmy windykacyjnej, w jaki sposób najskuteczniej odzyskać należne Ci pieniądze. Powierzenie odzyskania wątpliwego długu osobie trzeciej jest oznaką powagi dla Twojego klienta. Często wystarczy zwykłe wezwanie formalne, aby zareagował, uzyskał pełną zapłatę lub ustalił skuteczny plan rozliczeniowy. Czasami konieczne będą inne kroki polubowne lub prawne. Ale bardzo często szybko odzyskasz swój dług i tym samym unikniesz konieczności uważania go za nieściągalny. Nie traktuj lekko pieniędzy!