Niezapłacona faktura klienta? Jak postępować w procesie windykacji?

Jak każdy przedsiębiorca, prędzej czy później będziesz musiał stawić czoła jednej lub większej liczbie niezapłaconych faktur. Dochodzenie tego, co jesteś winien, nigdy nie jest łatwe. Jest to tym bardziej skomplikowane w czasach kryzysu gospodarczego, kiedy Twoi dłużnicy muszą mierzyć się z pandemią, inflacją, a nawet rosnącymi kosztami energii. Jednak Ty również potrzebujesz funduszy, aby poradzić sobie z tą sytuacją ekonomiczną.

Jak więc zabrać się za odzyskanie długu?

Krok 1: sprawdź

Przed rozpoczęciem windykacji upewnij się, że kwoty są należne i prawidłowe. Sprawdź, czy faktura nie została zapłacona bez komunikacji lub przez osobę trzecią (mąż, żona, rodzice, sąsiad, firma zewnętrzna itp.). Czy Twój klient otrzymał fakturę? Czy adres (pocztowy lub e-mail) jest poprawny? Nie poruszył się w międzyczasie? Czy faktura została zaakceptowana przez Twojego klienta? Nie było sporu?

Krok 2: wyślij przypomnienie

Jeżeli Twój klient otrzymał fakturę i nie była ona kwestionowana, być może po prostu zapomniał dokonać płatności. Wyślij im przypomnienie o płatności pocztą lub e-mailem. Wystarczy jedno przypomnienie. Nie ma potrzeby zwiększać kosztów, a zwłaszcza czekać, jeśli klient nie zareaguje. Podaj termin płatności, najlepiej 15 dni od daty przypomnienia. Nie zapomnij zanotować ogólnych warunków płatności, aby przypomnieć klientowi o konsekwencjach braku płatności. Korzystanie z aplikacji takiej jak MindYourBills ułatwi Ci ten krok. Otrzymujesz powiadomienie o terminie płatności faktury i możesz bezpłatnie wysłać przypomnienie o płatności.

Krok 3: Rozpocznij procedurę odzyskiwania

Twój klient nie reaguje, a Twoja faktura nadal nie została opłacona? W terminie wskazanym w przypomnieniu wyślij niezapłaconą fakturę do firmy windykacyjnej. Każdy jego zawód. Przejdź przez usługę zewnętrzną. Firma windykacyjna posiada zespoły profesjonalistów przeszkolonych w trudnym i ludzkim zawodzie windykacji. Zawód ten jest regulowany. Stosowane procedury i techniki są regularnie sprawdzane i dostosowywane.
Zgodnie z prawem formalne wezwanie zostanie przesłane do Twojego klienta pocztą. Po 15 dniach z Twoim klientem skontaktują się różne media, w zależności od firmy windykacyjnej, ale także od Twojego klienta (rozmowy telefoniczne, SMS-y, e-maile, listy, wizyty domowe itp.).

Jeżeli pomimo wielu polubownych prób nie udało się znaleźć rozwiązania, być może nadszedł czas na wszczęcie postępowania sądowego. Być może dlatego, że biorąc pod uwagę wypłacalność źle płacącego klienta i należną kwotę, czasami nie zaleca się postępowania sądowego, biorąc pod uwagę poniesione koszty. Jeżeli nie zostanie podjęta decyzja o wszczęciu postępowania sądowego (z prawnikiem, a potem z komornikiem), firma windykacyjna wystawi Ci zaświadczenie o nieściągalności, przydatne dla Twojej księgowości.