Het stappenplan voor incasso

Voor elk bedrijf is het noodzakelijk om op tijd betaald te worden. Te late betalingen en klanten die proberen te voorkomen dat ze voor uw goederen of diensten moeten betalen, kunnen uw bedrijf schade berokkenen en langdurige en schadelijke gevolgen hebben voor uw cashflow.

Incasso is een vak apart dat diplomatie, empathie, strategie en ervaring vereist. Het zelf uitvoeren van het herstel is tijdrovend. Deze tijd kunt u gebruiken om uw bedrijf te ontwikkelen, nieuwe zakelijke kansen te zoeken of uw dienstverlening aan klanten die u een fortuin betalen te verbeteren.

Om weloverwogen incassobeslissingen te kunnen nemen en uw debiteuren succesvol te kunnen vervolgen, moeten de gegevens waarop u vertrouwt actueel en volledig zijn. Ook raden wij u aan om samen te werken met een ervaren incassobureau, zowel vanwege hun gedegen advies als vanwege het toezicht op uw wanbetalers. Het is niet altijd eenvoudig om te weten welke stappen u moet ondernemen om uw schuld onder de beste voorwaarden af te betalen.

Hieronder vindt u de aanbevolen stappen voor het innen van uw facturen.

1. Facturering en betaling volgen

Voordat we over incasso praten, is het belangrijk om over facturering te praten. Hoewel deze stap vaak niet uw ding is, factureert u uw goederen en diensten snel en regelmatig. Controleer vervolgens wekelijks uw factuurbetalingen. Late betalingen komen helaas vaak voor, maar er zijn oplossingen om betalingen te versnellen. Indien u desondanks niet of slechts gedeeltelijk wordt betaald, moet u onverwijld het herstelproces starten.

2. Het versturen van een betalingsherinnering

Als u merkt dat de betalingstermijn is verstreken en uw factuur nog steeds niet wordt gehonoreerd, stuurt u idealiter een herinnering. U kunt een beleefde melding sturen, maar deze moet direct zijn. U kunt het per post of per e-mail verzenden. Soms kunt u voor bepaalde vaste klanten die hun facturen altijd hebben nagekomen of van wie de omzet belangrijk is voor uw onderneming, vooraf telefonisch contact opnemen.

Bij sommige boekhoudprogramma's kunt u een herinnering naar uw debiteuren sturen. Ook is het mogelijk om het versturen van herinneringen uit te besteden aan gespecialiseerde bedrijven. De gratis MindYourBills-app Hiermee kunt u uw facturen coderen en één of twee betalingsherinneringen per e-mail naar uw debiteuren sturen. Ook kunt u met één klik uw facturen classificeren als betaald, oninbaar of doorsturen naar het incassobureau.

3. Onbetaalde facturen overdragen aan het incassobedrijf

Uw terugbelverzoek bleef onbeantwoord? Het is tijd om het woord over te dragen aan een andere spreker. Onbetaalde facturen kunnen eenvoudig worden doorgestuurd naar een derde partij. Om uw onbetaalde facturen in beheer te kunnen nemen, moet een incassobureau, naast een formeel contract tussen u en hun diensten, over volledige informatie over uw onbetaalde schulden beschikken. Als u uw herinnering met de MindYourBills-app heeft verzonden, wordt de informatie met één klik naar hen verzonden. Heeft u voor andere aanmaningswijzen gekozen, zorg er dan voor dat u zoveel mogelijk informatie geeft over zowel uw debiteuren als de openstaande facturen. Na ontvangst van de gegevens codeert het incassobureau een dossier dat u, vaak online, kunt volgen naarmate de minnelijke en juridische invordering vordert.

4. Minnelijke incasso

Vóór elke andere procedure houdt minnelijke invordering in dat u een ingebrekestelling stuurt naar uw debiteur. Dit is een verplichte brief in de meeste landen van de Europese Unie, en zelfs in de wereld. Na het versturen van deze officiële brief en na het verstrijken van de verplichte reactietermijn van de schuldenaar, wordt de minnelijke invordering voortgezet. Elk inzamelbedrijf gebruikt zijn eigen methoden, gebaseerd op zijn ervaring en ethiek. INTERNATIONAL RECOVER COMPANY®maakt bijvoorbeeld gebruik van post en sms, belt debiteuren en stuurt incassobureaus. Het doel is om contact op te nemen met de debiteur, betaling of een redelijk afwikkelingsplan voor de verschillende betrokken partijen te verkrijgen. Onder hun waarden vinden we respect voor de wetten, maar ook voor het privéleven en de menselijke waardigheid. In de meeste gevallen zullen deze stappen vruchten afwerpen en krijgt u uw geld terug.

5. Gerechtelijk herstel

Helaas is het soms onmogelijk om een minnelijke oplossing te vinden (insolventie, verdwijning, weigering om te betalen, enz.). Het incassobureau sluit vervolgens de minnelijke invordering af, hetzij door u een attest van oninbaarheid te bezorgen, hetzij door u juridische opvolging aan te bieden. Het bureau kan vaak als tussenpersoon optreden en zal, met uw toestemming, contact opnemen met een advocaat en vervolgens met een gerechtsdeurwaarder voor de verschillende fasen, variërend van dagvaarding tot eventueel beslag.

INTERNATIONAL RECOVER COMPANY® werkt sinds 1993 samen met zelfstandigen en bedrijven. Voor advies bij het opstellen van uw algemene voorwaarden of uw kooporders, voor het versturen van uw aanmaningen of het verzorgen van uw onbetaalde schulden, aarzel niet om Neem contact met ons op.