5 tips om u te helpen bij het kiezen van een incassobureau

Betaald krijgen is een van de moeilijkste taken voor een bedrijf, maar ook een van de belangrijkste. Als uw klanten u niet op tijd betalen, riskeert u cashflowproblemen. Als u ervoor kiest om uw facturering bij te houden via een incassobureau, kunt u tijd besparen. Door gebruik te maken van deze professionele expertise kunt u uw middelen ook richten op het runnen van uw bedrijf en het verlichten van de druk op uw interne financiële team.

Het beroep is gereglementeerd en incassobedrijven worden regelmatig gecontroleerd. Maar hoe werken ze? En in het bijzonder, hoe kiest u het bureau dat het beste past bij de behoeften en waarden van uw bedrijf?

Wat is een incassobureau?

Met een incassobureau wordt een entiteit of instelling bedoeld die onbetaalde of achterstallige schulden van particulieren of bedrijven int. Veel bedrijven van elke omvang maken gebruik van de diensten van incassobureaus. Deze bedrijven bieden verschillende nuttige diensten aan, zoals precontentieus advies, minnelijke en gerechtelijke invordering. Zij worden vergoed via vaste kosten en/of commissies op de teruggevorderde bedragen.

Hoe werken incassobureaus?

Normaal gesproken geven de bedrijven de contactgegevens van de debiteuren en de verschuldigde facturen door aan het incassobedrijf. Het incassobedrijf onderneemt vervolgens diverse stappen, al dan niet minnelijk, om de verschuldigde bedragen te innen. Zij betaalt de geïnde bedragen terug aan het bedrijf, na aftrek van de honoraria en commissies. De meeste incassobureaus werken op basis van een onvoorziene vergoeding, wat betekent dat zij voornamelijk worden betaald over de geïnde bedragen.

Het is niet altijd eenvoudig om te navigeren tussen de verschillende incassobedrijven en de verscheidenheid aan diensten die worden aangeboden.

Hier zijn vijf tips waar u rekening mee moet houden bij het kiezen van een incassobureau:

1- Ontdek het

Incassobedrijven zijn vaak gespecialiseerd in bepaalde vakgebieden. Sommigen blinken bijvoorbeeld uit in het verkrijgen van geld van grote bedrijven, terwijl anderen succesvoller zijn in het herstellen van kleinere bedrijven. Zoek een bedrijf dat gespecialiseerd is in uw type bedrijf, ervaring heeft met het innen van schulden in uw branche en het soort verschuldigde bedragen. Krijg informatie op internet, op sociale netwerken maar ook van uw collega's, uw accountant of uw bankier.

2- Kies een herstelmethode die bij u past

De inzamelregels variëren van land tot land. De methoden die door inzamelbedrijven worden gebruikt, variëren, hoewel ze de geldende wetgeving respecteren, afhankelijk van hun visie, hun bedrijfscultuur, hun MVO of hun ervaring in de sector. Kies voor een incassobedrijf met waarden en een commerciële aanpak die dicht bij die van uw bedrijf liggen. Dit garandeert dat uw facturen worden geïnd in lijn met uw bedrijf en uw reputatie.

3- Analyseer hun prijzen

Elk incassobedrijf heeft zijn eigen prijssysteem. Sommige agentschappen rekenen vaste incassokosten aan, waarvan de prijzen variëren afhankelijk van de terug te vorderen bedragen of afhankelijk van het aantal verzonden facturen. Sommige bieden voordelige tarieven bij groepsaankopen. Velen rekenen commissies, een percentage over de teruggevorderde bedragen. Dit percentage kan variëren afhankelijk van het soort invordering dat moet worden uitgevoerd of de in te vorderen factuur. Vraag een offerte aan die is aangepast aan uw behoeften en vergelijk.

4- Volg uw openstaande betalingen

Het is belangrijk dat u regelmatig op de hoogte wordt gehouden van de voortgang van de verzameling van uw bestanden. In bepaalde activiteitensectoren is het absoluut noodzakelijk om uw klant/debiteur vrij te geven, een nieuwe bestelling goed te keuren of de geleverde dienst opnieuw te activeren. Normaal gesproken ontvangt u regelmatig overzichten. Maar sommige incassobureaus bieden u ook online toegang tot de doorgegeven bestanden, waardoor u 24/7 stap voor stap de opvolging van uw onbetaalde facturen kunt volgen.

5- Zoek een partner, niet alleen een leverancier

Zoals bij elke leverancier of zakelijke relatie kiest u voor een betrouwbare en vertrouwde partner. Een transactionele relatie is goed, maar niet genoeg. Er wordt een zakelijke relatie opgebouwd met partners aan uw zijde, ervaren en aandachtig voor uw specifieke behoeften. U gaat de gevoelige, financiële of zelfs persoonlijke informatie van uw klanten toevertrouwen (vergeet niet om uw klanten voor deze mogelijkheid te waarschuwen). Je zou ze niet zomaar aan iemand willen toevertrouwen. Werk samen met een bedrijf dat u kunt vertrouwen en dat uw klanten met respect behandelt, zelfs als ze te laat zijn.

U beschikt nu over analysesleutels waarmee u uw keuze kunt maken.

INTERNATIONAL RECOVER COMPANY® staat sinds 1993 zelfstandigen en bedrijven bij bij de invordering van hun facturen.