Onbetaalde klantfactuur? Hoe schulden incasseren?

Zoals elke ondernemer krijgt u op een of andere dag te maken met één of meerdere onbetaalde facturen. Uw schuld claimen is nooit gemakkelijk. In tijden van economische crisis is het des te ingewikkelder wanneer uw debiteuren te maken hebben met een pandemie, inflatie of zelfs torenhoge energiekosten. Maar ook u heeft geld nodig om deze economische situatie het hoofd te bieden.

Hoe gaat u dan te werk met incasso?

Stap 1: controleren

Controleer voordat u begint met incasseren of de bedragen verschuldigd en correct zijn. Controleer of de factuur niet is betaald zonder communicatie of door een derde partij (echtgenoot, echtgenote, ouders, buurman, derde partij, enz.). Heeft uw klant de factuur ontvangen? Klopt het adres (post of e-mail)? Is hij in de tussentijd niet verhuisd? Is de factuur geaccepteerd door uw klant? Was er geen geschil?

Stap 2: stuur een herinnering

Als uw klant de factuur heeft ontvangen en deze niet is betwist, is deze misschien gewoon vergeten te betalen. Stuur hem een betalingsherinnering, per post of e-mail. Een enkele herinnering is voldoende. U hoeft de kosten niet te vermenigvuldigen en vooral niet te blijven hangen als uw klant niet reageert. Vermeld een betalingstermijn, idealiter 15 dagen na de datum van de aanmaning. Vergeet niet uw betalingsvoorwaarden op te schrijven om uw klant te herinneren aan de gevolgen bij wanbetaling. Het gebruik van een app zoals MindYourBills maakt deze stap eenvoudiger. U ontvangt een melding wanneer een factuur verschuldigd is en u kunt vervolgens kosteloos de betalingsherinnering sturen.

Stap 3: start de herstelprocedure

Reageert uw klant niet en wordt uw factuur nog steeds niet betaald? Stuur op de vervaldag vermeld op de aanmaning uw onbetaalde factuur naar een incassobureau. Ieder zijn vak. Ga via een externe dienst. Een incassobureau heeft teams van professionals die zijn opgeleid in het moeilijke en menselijke incassovak. Dit beroep is gereglementeerd. De gebruikte procedures en technieken worden regelmatig gecontroleerd en aangepast.
Conform de wet wordt er per post een aanmaning naar uw cliënt gestuurd. Na verloop van 15 dagen wordt uw klant benaderd via verschillende media, variabel afhankelijk van het incassobureau maar ook van uw klant (telefoontjes, sms, e-mails, brieven, huisbezoeken, enz.).

Als ondanks deze vele minnelijke pogingen geen oplossing is gevonden, kan het tijd zijn om een gerechtelijke procedure te starten. Wellicht omdat, gezien de solvabiliteit van uw sukkelklant en het verschuldigde bedrag, een gerechtelijke procedure soms niet aan te raden is, gezien de gemaakte kosten. Als er niet wordt besloten om een gerechtelijke procedure te starten (met een advocaat en vervolgens een deurwaarder), zal het incassobureau u een attest van oninbaarheid bezorgen, handig voor uw boekhouding.