Hoe dubieuze debiteuren voorkomen?

Elk bedrijf wordt op een of andere dag geconfronteerd met betalingsachterstanden of zelfs oninbare schulden. Wanneer alles is geprobeerd om het verschuldigde bedrag terug te vorderen, maar de schuld onbetaald blijft, moet deze als oninbaar worden beschouwd.

Ongeacht de activiteitensector bestaat dit risico en moet elke ondernemer er rekening mee houden. Oninbare vorderingen hebben, net als elke achterstallige factuur, duidelijke gevolgen voor de cashflow van een bedrijf, wat leidt tot een daling van de winstgevendheid. Zonder de financiële inkomsten die nodig zijn voor de exploitatie van een bedrijf, ongeacht de omvang ervan, kan de ontwikkeling ervan in gevaar komen. Iedere ondernemer moet daarom vanaf het begin de koe bij de horens vatten en zich beschermen tegen onbetaalde schulden.

Waarom en hoe ontstaan dubieuze debiteuren?

In B2B kunnen uw klanten zelf te maken krijgen met betalingsachterstanden. Ze kunnen te maken krijgen met supply chain-problemen die de levering van de componenten die ze nodig hebben om de goederen die ze verkopen te maken, vertragen. Het kan zijn dat de bankkredietlijn van uw klant is ingetrokken, waardoor het bedrijfskapitaal is verminderd. Het kan zijn dat de markt plotseling is gedaald, wat gevolgen heeft voor de omzet en het algemene bedrijfsmodel.

In B2C kunnen uw klanten met financiële problemen worden geconfronteerd, al dan niet tijdelijk. Niemand is veilig voor inkomensverlies, gezondheidsproblemen of gezinsproblemen.

En de afgelopen jaren zijn deze problemen nog talrijker geworden. De gezondheidscrisis als gevolg van Covid-19 en de economische en sociale gevolgen ervan hebben zowel uw B2B- als B2C-klanten getroffen. De oorlog in Oekraïne en de economische en energiegevolgen ervan hebben opnieuw een impact op uw klanten: levertijden, inflatie, onveiligheid, enz.

Het kan ook zijn dat u uw vertrouwen heeft gesteld in een klant die het niet verdiende. Een klant heeft een verkeerde voorstelling van zaken gegeven door een bestelling te plaatsen die hij niet van plan was uit te voeren. Als dit het geval is, moet u uw klantacceptatiebeleid versterken of in uw financieel plan rekening houden met deze twijfelachtige klanten. Risico's nemen is noodzakelijk voor elke bedrijfsontwikkeling, maar berekende risico's nemen.

Voorkomen is beter dan genezen!

Een te late betaling moet altijd als een signaal worden beschouwd. Een analyse is nodig en vooral een reactie, want een laattijdige betaling kan in bepaalde gevallen uitmonden in een oninbare schuld.

Het is daarom belangrijk om rekening te houden met mogelijke betalingsachterstanden en uzelf vanaf het begin te beschermen. Structureer uw betalingsvoorwaarden om snelle betaling te bevorderen. Stel betalingstermijnen in en maak de risico's bij vertraging direct bekend. Wees standvastig en stel betalingstermijnen en andere clausules niet uit. Een factuur moet op de vervaldag worden betaald. In geval van laattijdige betaling kunt u uw klant rechtstreeks een herinnering sturen waarin u hem herinnert aan uw voorwaarden en de gevolgen van de vertraging.

Sommige klanten betalen alleen bij herinnering. Met een duidelijke tijdlijn en regelmatige herinneringen zult u merken dat een klant die met betalingen jongleert, eerder geneigd is u voorrang te geven dan een bedrijf met een minder gestructureerde factureringstracking. Zorg ervoor dat uw facturen altijd “op zijn stapel” liggen, prioriteit bij betaling.

Hier zijn enkele tips om slechte schulden te voorkomen:

• Verstuur uw facturen en opgaven op tijd, bij voorkeur zodra de werkzaamheden zijn afgerond of het product is opgeleverd. Bedrijven hebben betalingscycli ingesteld. Snel factureren betekent dus dat de kans kleiner is dat u de volgende cyclus mist.
• Om de algehele gezondheid van uw bedrijf te garanderen, houdt u up-to-date gegevens bij van wat elke klant u verschuldigd is en noteert u klanten die hun deadlines naderen.
• Stuur direct een herinnering als een factuur te laat is, ongeacht het bedrag. Ongeacht de omvang van uw bedrijf of de hoogte van uw schuld, er is een dienst verleend of een product verkocht en het verdient betaald te worden.
• Blijf op de hoogte van uw klanten. Achter elke laattijdige betaling zit een klant, vast of niet. Pas uw facturatieopvolging aan afhankelijk van het geval. U kunt ervoor kiezen om extra tijd toe te staan of te weigeren, bijvoorbeeld om wel of geen vertragingsrente te vorderen.

Blijft uw schuld desondanks onbetaald, vraag dan advies aan een incassobureau over de meest effectieve manier om het aan u verschuldigde geld terug te vorderen. Het toevertrouwen van de invordering van uw dubieuze schuld aan een derde partij is een teken van ernst voor uw klant. Vaak is een eenvoudige ingebrekestelling voldoende om hem te laten reageren, de volledige betaling te verkrijgen of een schikkingsplan op te stellen dat werkt. Soms zijn andere minnelijke of juridische stappen nodig. Maar heel vaak zult u uw schuld snel terugkrijgen en zo voorkomen dat u deze als oninbaar moet beschouwen. Neem uw geld niet lichtvaardig op!