Hoe onderhoud je een goede klantenrelatie terwijl je de betaling van je facturen claimt?

Voor elk bedrijf zijn goede klantrelaties en een positieve cashflow cruciaal. Daarom kan het een doodlopende weg lijken als je merkt dat je op een stapel onbetaalde rekeningen zit.

Aan de andere kant kan een slechte factuurervaring voor uw klant het vertrouwen in uw bedrijf schaden. Een dergelijke spanning is schadelijk voor een succesvolle relatie tussen de twee partijen en vormt een bedreiging voor de gehele zakelijke relatie.

Dus wat kunt u doen als u wordt geconfronteerd met de moeilijke situatie waarin u moet kiezen tussen het onderhouden van de klantrelatie en het betaald krijgen van een factuur?

Wat zijn de redenen waarom klanten hun betalingen uitstellen?

In de meeste gevallen zijn betalingsachterstanden het gevolg van cashflowproblemen bij uw klanten. Ze voelen iets dat lijkt op schaamte. Ze vrezen dat hun cashflowproblemen algemeen bekend zullen worden. Ze steken dus hun kop in het zand en reageren niet op terugroepacties van hun leveranciers.

Het kan ook zijn dat uw klant niet wil betalen vanwege een geschil over de bestelling of de levering, bijvoorbeeld door verkeerde artikelen of kwaliteitsproblemen.

Als je te veel druk uitoefent op een klant om een factuur betaald te krijgen, kan dit tot een botsing leiden. Elk bedrijf moet onbetaalde facturen innen om zijn eigen cashflow soepel te laten verlopen, maar niemand wordt graag onder druk gezet. Bovendien is het bedreigen van een cliënt met juridische stappen niet gezond voor de toekomst van een relatie op de lange termijn.

Aan de andere kant is het spelen op een emotionele connectie geen garantie. Leverancier en klant kennen elkaar vaak, waardoor de eerste stilzwijgend langere betalingstermijnen kan toestaan aan de tweede. De klant kan vervolgens van dit vertrouwen profiteren om betalingen bij andere leveranciers te bevoordelen.
Sommige klanten wisselen van provider zodra ze zich niet gewaardeerd voelen, de vertegenwoordigers van het bedrijf niet behulpzaam vinden of andere servicegerelateerde problemen ervaren.

Gebrek aan communicatie tussen klant en leverancier is de oorzaak van spanningen rond betalingen en onbetaalde facturen.

Hoe kunt u onbetaalde facturen opvolgen en herinneringen versturen?

Ten eerste is het essentieel om zo vroeg mogelijk te factureren en ervoor te zorgen dat uw klant uw facturen ontvangt. Controleer de juistheid van uw facturen en de contactgegevens van uw klanten. Bewaar elk ondertekend document, ontvangstbewijs, validatie, enz. in uw bestanden. Dit kan later altijd van pas komen.

Controleer regelmatig de vervaldata van uw facturen. Voor bepaalde klanten waarvan u weet dat ze regelmatig te laat komen, kunt u een korte sms of e-mail sturen als de vervaldatum nadert, in plaats van te wachten tot het ook te laat is. Als u uw betaling nog steeds niet heeft ontvangen, stuur dan een eenvoudige en vriendelijke herinnering naar uw klant.

Als u een betalingstermijn of een ontruimingsplan heeft toegekend, zorg er dan voor dat uw klanten/debiteuren hun afspraken nakomen. Stuur anders meteen een betalingsherinnering.

Zorg ervoor dat u in uw herinneringsbrief het volgende vermeldt:

• contactgegevens van beide bedrijven
• datum van uw terugroepactie
• facturatiecontactpersoon in uw bedrijf
• informatie over de verschuldigde factuur (nummer, details, eventuele kopie)
• verschuldigd bedrag (hoofdsom en eventuele kosten, te verantwoorden met uw algemene voorwaarden)
• herinnering aan uw betalingsvoorwaarden en gevolgen bij vertraging
• vervaldatum van de herinnering en betalingskenmerk

Er zijn automatiserings- of IT-oplossingen voor het volgen van uw facturen, betalingen en herinneringen. De gratis MindYourBills-appZo voert u bijvoorbeeld eenvoudig uw facturen in de app in, geeft u een melding wanneer een factuur moet worden betaald, biedt u een geautomatiseerde herinnering en opvolging bij onbetaalde facturen.

Blijven facturen na uw aanmaningen onbetaald, schakel dan een tussenpersoon in. De tussenpersoon heeft geen emotionele banden. Zoals de naam al doet vermoeden, bevindt deze zich tussen de twee luidsprekers. Het helpt u uw schulden terug te krijgen, terwijl u de debiteur als klant van zijn klant beschouwt. Hij luistert naar uw cliënt en moet openstaan om zo snel mogelijk tot een minnelijke oplossing te komen. Minnelijk onderhandelen verdient altijd de voorkeur om uw onbetaalde facturen terug te vorderen en tegelijkertijd een commerciële relatie te behouden.

Het vermogen om te luisteren en vertrouwen op te bouwen vergemakkelijkt de dialoog met uw klant die een betalingsachterstand heeft. Incassobedrijven hebben er alle belang bij om betaaloplossingen te vinden met behoud van de klantrelatie en uw merkimago.

Er bestaat geen magische formule om te onderhandelen over de perfecte betalingsvoorwaarden. Achter de technische en financiële aspecten van het onderhandelen over betalingsvoorwaarden schuilt een commerciële strategie. U moet een goede klantrelatie onderhouden en de spanningen verminderen om te voorkomen dat late betalingen uitmonden in onbetaalde schulden. Maar wanneer u nog steeds niet betaald krijgt wanneer uw aanmaning verschuldigd is, is het tijd om de onderhandelingen over uw schuld toe te vertrouwen aan een vertrouwde tussenpersoon, zoals INTERNATIONAL RECOVER COMPANY® .