Come mantenere buoni rapporti con i clienti mentre richiedi il pagamento delle tue fatture?

Per qualsiasi azienda, buone relazioni con i clienti e un flusso di cassa positivo sono cruciali. Pertanto, ritrovarsi seduti su una pila di fatture non pagate può sembrare un vicolo cieco.

D’altro canto, per il tuo cliente, un’esperienza di fatturazione negativa può danneggiare la fiducia nella tua azienda. Tale tensione pregiudica il successo delle relazioni tra le due parti e rappresenta una minaccia per l'intero rapporto d'affari.

Allora cosa puoi fare di fronte alla difficile situazione di scegliere tra mantenere il rapporto con il cliente e ottenere il pagamento di una fattura?

Quali sono i motivi per cui i clienti ritardano i pagamenti?

Nella maggior parte dei casi, i ritardi nei pagamenti sono il risultato di problemi di flusso di cassa con i clienti. Provano qualcosa di simile alla vergogna. Temono che i loro problemi di liquidità diventino di dominio pubblico. Quindi nascondono la testa sotto la sabbia e non rispondono ai richiami dei loro fornitori.

È anche possibile che il tuo cliente non voglia pagare a causa di un ordine o di una controversia sulla consegna, ad esempio merce scadente o problemi di qualità.

Se si esercita troppa pressione su un cliente affinché venga pagata una fattura, ciò potrebbe portare a uno scontro. Ogni azienda ha bisogno di riscuotere le fatture non pagate per regolare il proprio flusso di cassa, ma a nessuno piace essere messo sotto pressione. Inoltre, minacciare un cliente di azioni legali non è salutare per il futuro a lungo termine di una relazione.

D'altra parte, giocare su una connessione emotiva non è una garanzia. Fornitore e cliente spesso si conoscono, il che può portare il primo a concedere tacitamente termini di pagamento più lunghi al secondo. Il cliente potrà poi approfittare di questa fiducia per favorire il pagamento di altri fornitori.
Alcuni clienti cambiano fornitore non appena si sentono poco apprezzati, trovano i rappresentanti dell'azienda inutili o riscontrano altri problemi relativi al servizio.

La mancanza di comunicazione tra cliente e fornitore è la causa delle tensioni sui pagamenti e sulle fatture non pagate.

Come dare seguito alle fatture non pagate e inviare i solleciti?

In primo luogo, è essenziale fatturare il prima possibile e garantire che il cliente riceva le fatture. Controlla l'esattezza delle tue fatture e i dettagli di contatto dei tuoi clienti. Conserva nei tuoi archivi qualsiasi documento firmato, ricevuta, convalida, ecc. Questo ti potrà sempre essere utile in seguito.

Controlla regolarmente le date di scadenza delle tue fatture. Per alcuni clienti che sai essere regolarmente in ritardo, invia un breve messaggio di testo o un'e-mail all'avvicinarsi della data di scadenza, invece di aspettare che sia anch'esso in ritardo. Alla data di scadenza, se non hai ancora ricevuto il pagamento, invia un sollecito semplice e cortese al tuo cliente.

Se hai concesso una scadenza di pagamento o un piano di liquidazione, assicurati che i tuoi clienti/debitori rispettino i loro impegni. Altrimenti, invia loro subito un sollecito di pagamento.

Nella lettera di sollecito assicurati di includere quanto segue:

• recapiti di entrambe le società
• data del tuo richiamo
• referente per la fatturazione nella tua azienda
• informazioni sulla fattura dovuta (numero, dettagli, eventuale copia)
• importo dovuto (costo capitale ed eventuali, da giustificare con le vostre condizioni generali)
• promemoria dei termini di pagamento e delle conseguenze in caso di ritardo
• data di scadenza del sollecito e riferimento del pagamento

Esistono soluzioni automatizzate o IT per tenere traccia delle fatture, dei pagamenti e dei solleciti. L'app gratuita MindYourBills, ad esempio, ti consente di inserire facilmente le tue fatture nell'app, ti avvisa quando una fattura è in scadenza, ti offre un promemoria automatico e un follow-up in caso di fatture non pagate.

Se dopo i vostri solleciti le fatture rimangono non pagate, rivolgetevi ad un intermediario. L'intermediario non ha legami affettivi. Come suggerisce il nome, si trova tra i due altoparlanti. Ti aiuta a recuperare ciò che devi considerando il debitore come il cliente del suo cliente. Ascolta il tuo cliente e deve essere disponibile a trovare una soluzione amichevole il più rapidamente possibile. La trattativa amichevole è sempre preferibile per recuperare le fatture non pagate mantenendo un rapporto commerciale.

La capacità di ascolto e di fiducia facilita il dialogo con il tuo cliente in mora. Le società di recupero crediti hanno tutto l'interesse a trovare soluzioni di pagamento preservando le relazioni con i clienti e l'immagine del tuo marchio.

Non esiste una formula magica per negoziare i termini di pagamento perfetti. Dietro gli aspetti tecnici e finanziari della negoziazione dei termini di pagamento si nasconde una strategia aziendale. È necessario mantenere un buon rapporto con i clienti e allentare le tensioni per evitare che i ritardi di pagamento si trasformino in mancati pagamenti. Ma quando non sei ancora pagato alla scadenza del tuo sollecito, è tempo di affidare la negoziazione del tuo dovuto ad un intermediario di fiducia, come AZIENDA INTERNAZIONALE DI RECUPERO® .