Hogyan lehet fenntartani a jó ügyfélkapcsolatokat a számlák kifizetésének igénylése közben?

Minden vállalkozás számára a jó ügyfélkapcsolatok és a pozitív cash flow kulcsfontosságú. Ezért zsákutcának tűnhet, ha egy halom kifizetetlen számlán ül.

Másrészt ügyfele számára a rossz számlázási tapasztalat ronthatja a cégébe vetett bizalmat. Az ilyen feszültség káros a két fél közötti sikeres kapcsolatokra, veszélyt jelent az egész üzleti kapcsolatra.

Mit tehet tehát, ha azzal a nehéz helyzettel kell szembenéznie, amikor választania kell az ügyfélkapcsolat fenntartása és a számla kifizetése között?

Milyen okok miatt késlekednek az ügyfelek a fizetéssel?

Az esetek többségében a késedelmes fizetések az ügyfelekkel kapcsolatos pénzforgalmi problémák következményei. A szégyenhez hasonlót éreznek. Attól tartanak, hogy pénzforgalmi problémáik köztudomásúvá válnak. Tehát homokba dugják a fejüket, és nem reagálnak beszállítóik visszahívásaira.

Az is előfordulhat, hogy ügyfele rendelési vagy szállítási vita miatt nem akar fizetni – például rossz áru vagy minőségi problémák miatt.

Ha túl nagy nyomást gyakorol az ügyfélre, hogy kifizesse a számlát, az összeütközéshez vezethet. Minden vállalkozásnak be kell gyűjtenie a kifizetetlen számlákat, hogy kiegyenlítse saját pénzforgalmát, de senki sem szereti, ha nyomás alá helyezik őket. Ezenkívül az ügyfél jogi lépésekkel való fenyegetése nem egészséges a kapcsolat hosszú távú jövője szempontjából.

Másrészt az érzelmi kapcsolatra való rájátszás nem garancia. Szállító és vevő gyakran ismerik egymást, ami arra vezethet, hogy az első hallgatólagosan hosszabb fizetési határidőt biztosít a másodiknak. Az ügyfél ezután kihasználhatja ezt a bizalmat, hogy előnyben részesítse más szállítók fizetését.
Egyes ügyfelek szolgáltatót váltanak, amint úgy érzik, hogy nem értékelik, a cég képviselőit nem érzik segítőkésznek, vagy más, a szolgáltatással kapcsolatos problémát tapasztalnak.

A vevő és a szállító közötti kommunikáció hiánya okozza a feszültségeket a fizetések és a kifizetetlen számlák körül.

Hogyan lehet nyomon követni a kifizetetlen számlákat és elküldeni az emlékeztetőket?

Először is elengedhetetlen, hogy a lehető legkorábban számlázzon, és gondoskodjon arról, hogy ügyfele megkapja számláit. Ellenőrizze számláinak pontosságát, valamint ügyfelei elérhetőségeit. Őrizzen meg fájljaiban minden aláírt dokumentumot, nyugtát, érvényesítést stb. Ez később mindig hasznos lehet.

Rendszeresen ellenőrizze számlái esedékességét. Egyes ügyfelek, akikről tudják, hogy rendszeresen késnek, küldjön egy gyors SMS-t vagy e-mailt a határidő közeledtével, ahelyett, hogy megvárná, amíg ők is késnek. Ha még mindig nem kapta meg fizetését, esedékességkor küldjön egy egyszerű és udvarias emlékeztetőt ügyfelének.

Ha fizetési határidőt vagy elszámolási tervet adott meg, győződjön meg arról, hogy ügyfelei/adósai betartják kötelezettségvállalásaikat. Ellenkező esetben azonnal küldjön nekik fizetési emlékeztetőt.

Emlékeztető levelében feltétlenül tüntesse fel a következőket:

• mindkét cég elérhetőségeit
• visszahívásának dátuma
• számlázási kapcsolattartó a cégénél
• az esedékes számlára vonatkozó információ (szám, adatok, lehetséges másolat)
• esedékes összeg (fő- és lehetséges költségek, az általános feltételekkel indokolt)
• emlékeztető a fizetési feltételekről és késedelem esetén a következményekről
• emlékeztető esedékesség és fizetési hivatkozás

Vannak automatizálási vagy informatikai megoldások a számlák, fizetések és emlékeztetők nyomon követésére. Az ingyenes MindYourBills alkalmazáslehetővé teszi például, hogy egyszerűen beírja számláit az alkalmazásba, értesíti a számla esedékességéről, automatikus emlékeztetőt és nyomon követést kínál kifizetetlen számlák esetén.

Ha az emlékeztetők után kifizetetlen számlák maradnak, forduljon közvetítőhöz. A közvetítőnek nincsenek érzelmi kötődései. Ahogy a neve is sugallja, a két hangszóró között található. Segít behajtani a tartozását, miközben az adóst az ügyfele ügyfelének tekinti. Meghallgatja ügyfelét, és nyitottnak kell lennie arra, hogy a lehető leggyorsabban békés megoldást találjon. A békés tárgyalás mindig előnyösebb a kifizetetlen számlák visszaszerzése érdekében, miközben fenntartja a kereskedelmi kapcsolatot.

A meghallgatás és a bizalomépítés képessége megkönnyíti a párbeszédet a késedelmes ügyfelével. A behajtási cégeknek minden érdekükben áll, hogy fizetési megoldásokat találjanak az ügyfélkapcsolat és a márka imázsának megőrzése mellett.

Nincs mágikus képlet a tökéletes fizetési feltételek megtárgyalására. A fizetési feltételek megtárgyalásának technikai és pénzügyi vonatkozásai mögött egy kereskedelmi stratégia húzódik meg. Fenn kell tartania a jó kapcsolatot az ügyfelekkel és enyhítenie kell a feszültségeket, hogy a késedelmes fizetés ne fajuljon kifizetetlen tartozásokká. De ha még mindig nem fizetik ki az emlékeztető esedékességekor, akkor ideje megbízni egy megbízható közvetítőt, mint pl. INTERNATIONAL RECOVER COMPANY® .