Le guide étape par étape du recouvrement de créances

Pour toute entreprise, il est nécessaire d’être payé en temps et heure. Les retards de paiement et les clients qui tentent d’éviter de payer pour vos biens ou services peuvent coûter cher à votre entreprise et avoir des répercussions durables et dommageables sur votre trésorerie.

Le recouvrement de créances est un métier à part entière qui nécessite diplomatie, empathie, stratégie et expérience. Effectuer le recouvrement vous-même est chronophage. Ce temps pourrait être mis à profit dans le développement de votre business, dans la recherche de nouvelles opportunités d’affaires ou l’amélioration de vos services auprès des clients qui vous paient rubis sur ongle.

Pour prendre des décisions avisées en matière de recouvrement et poursuivre avec succès vos débiteurs, les données sur lesquelles vous vous appuyez doivent être à jour et complètes. Nous vous recommandons également de collaborer avec une entreprise de recouvrement de créances expérimentée, tant pour leurs conseils judicieux que pour le suivi de vos mauvais payeurs. Il n’est pas toujours évident de savoir quelles étapes effectuer pour obtenir le paiement de son dû dans les meilleurs conditions.

Vous trouverez ci-dessous les étapes conseillées pour le recouvrement de vos factures.

1. La facturation et le suivi des paiements

Avant de parler de recouvrement, il est important de parler facturation. Bien que souvent cette étape ne soit pas forcément votre tasse de thé, facturez vos biens et services rapidement et régulièrement. Ensuite, vérifiez chaque semaine le paiement de vos factures. Les retards de paiement sont malheureusement fréquents mais il existe des solutions pour accélérer les versements. Si malgré cela, vous n’êtes pas payé ou que partiellement, vous devez sans tarder entamer le processus de recouvrement.

2. L’envoi d’un rappel de paiement

Si vous constatez que la date limite de paiement est dépassée et que votre facture n’est toujours pas honorée, vous devez idéalement envoyer un rappel. Vous pouvez envoyer une notification polie, mais elle doit être directe. Vous pouvez l’envoyer par courrier postal ou par mail. Parfois, pour certains clients réguliers qui ont toujours honoré leurs factures ou dont le chiffre d’affaires est important pour votre entreprise, vous pouvez au préalable les contacter par téléphone.

Certains programmes comptables vous permettent d’envoyer un rappel à vos débiteurs. Il est également possible d’externaliser l’envoi de ses rappels auprès de sociétés spécialisées. L’application gratuite MindYourBills vous permet d’encoder vos factures et d’envoyer un ou deux mails de rappel de paiement à vos débiteurs. Vous pouvez également classer vos factures comme payées, irrécupérables ou les transmettre en un clic à la société de recouvrement de créances.

3. Le transfert de ses factures impayées à la société de recouvrement

Votre rappel est resté sans suite? Il est temps de passer la main à un autre intervenant. Les factures impayées peuvent être facilement transmises à un tiers. Pour prendre en charge vos factures impayées, une société de recouvrement devra disposer, en plus d’un contrat en bonne et due forme entre vous et leurs services, d’informations complètes sur vos impayés. Si vous avez envoyé votre rappel avec l’application MindYourBills, les informations leur seront transmises en un clic. Si vous avez opté pour d’autres méthodes de rappel, veillez à transmettre un maximum d’information tant sur vos débiteurs que sur les factures dues. Une fois les informations réceptionnées, la société de recouvrement encodera un dossier que vous pourrez suivre, bien souvent online, au fûr et à mesure du recouvrement amiable comme judiciaire.

4. Le recouvrement amiable de dettes

Avant toute autre procédure, le recouvrement amiable passe par l’envoi d’une mise en demeure formelle à votre débiteur. Il s’agit d’une lettre obligatoire dans la majorité des pays de l’Union européenne, voire du monde. Après l’envoi de ce courrier officiel et passé le délai obligatoire laissé au débiteur pour réagir, le recouvrement amiable se poursuivra. Chaque société de recouvrement utilise ses propres méthodes basées sur son expérience et son éthique. INTERNATIONAL RECOVER COMPANY®, par exemple, utilise l’envoi de courriers postaux et de sms, appelle les débiteurs et déplace des agents de recouvrement. L’objectif est de prendre contact avec le débiteur, d’obtenir le paiement ou un plan d’apurement raisonnable pour les différents intervenants. Parmi leurs valeurs, on retrouve le respect des lois mais également de la vie privée ou encore de la dignité humaine. Dans la majorité des cas, ces étapes porteront leurs fruits et vous récupérerez votre argent.

5. Le recouvrement judiciaire

Malheureusement, parfois, il est impossible de trouver une solution amiable (insolvabilité, disparition, refus de payer,..). La société de recouvrement clôturera alors le recouvrement amiable, soit en vous fournissant une attestation d’irrécupérabilité, soit en vous proposant un suivi judiciaire. L’agence peut bien souvent servir d’intermédiaire et prendra contact, avec votre accord, avec un avocat puis un huissier pour les différentes étapes allant de la citation à la saisie éventuelle.

INTERNATIONAL RECOVER COMPANY® travaille aux côtés des indépendants et entreprises depuis 1993. Pour un conseil lors de la rédaction de vos conditions générales ou de vos bons de commandes, pour l’envoi de vos rappels ou la prise en charge de vos impayés, n’hésitez pas à nous contacter.