¿Cómo mantener una buena relación con el cliente mientras reclama el pago de sus facturas?

Para cualquier negocio, las buenas relaciones con los clientes y un flujo de caja positivo son fundamentales. Por lo tanto, encontrarse sentado sobre un montón de facturas impagas puede parecer un callejón sin salida.

Por otro lado, para su cliente, una mala experiencia de facturación puede dañar la confianza en su empresa. Esta tensión es perjudicial para el éxito de las relaciones entre las dos partes y supone una amenaza para toda la relación comercial.

Entonces, ¿qué puede hacer cuando se enfrenta a la difícil situación de elegir entre mantener la relación con el cliente y recibir el pago de una factura?

¿Cuáles son las razones por las que los clientes demoran en realizar sus pagos?

En la mayoría de los casos, los pagos atrasados son el resultado de problemas de flujo de caja con sus clientes. Sienten algo parecido a la vergüenza. Temen que sus problemas de flujo de caja se hagan públicos. Entonces, entierran la cabeza en la arena y no responden a los retiros del mercado de sus proveedores.

También es posible que su cliente no quiera pagar debido a un pedido o una disputa de entrega (mercancía incorrecta o problemas de calidad, por ejemplo).

Si presiona demasiado a un cliente para que le pague una factura, podría provocar un conflicto. Toda empresa necesita cobrar facturas impagas para suavizar su propio flujo de caja, pero a nadie le gusta que lo presionen. Además, amenazar a un cliente con acciones legales no es saludable para el futuro a largo plazo de una relación.

Por otro lado, jugar con una conexión emocional no es una garantía. El proveedor y el cliente a menudo se conocen, lo que puede llevar al primero a conceder tácitamente plazos de pago más largos al segundo. El cliente puede entonces aprovechar esta confianza para favorecer el pago de otros proveedores.
Algunos clientes cambian de proveedor tan pronto como se sienten despreciados, consideran que los representantes de la empresa no les ayudan o experimentan otros problemas relacionados con el servicio.

La falta de comunicación entre cliente y proveedor es la causa de tensiones en torno a los pagos y facturas impagas.

¿Cómo hacer un seguimiento de las facturas impagas y enviar sus recordatorios?

En primer lugar, es fundamental facturar lo antes posible y asegurarse de que su cliente reciba sus facturas. Compruebe la exactitud de sus facturas, así como los datos de contacto de sus clientes. Guarda en tus archivos cualquier documento firmado, recibo, validación, etc. Esto siempre te puede resultar útil más adelante.

Verifique las fechas de vencimiento de sus facturas con regularidad. Para ciertos clientes que usted sabe que regularmente llegan tarde, envíe un breve mensaje de texto o correo electrónico a medida que se acerque la fecha de vencimiento, en lugar de esperar hasta que también sea tarde. Cuando venza, si aún no ha recibido su pago, envíe un recordatorio simple y cortés a su cliente.

Si ha concedido un plazo de pago o un plan de liquidación, asegúrese de que sus clientes/deudores respeten sus compromisos. De lo contrario, envíeles un recordatorio de pago de inmediato.

En su carta de recordatorio, asegúrese de incluir lo siguiente:

• datos de contacto de ambas empresas
• fecha de su devolución de llamada
• persona de contacto de facturación en su empresa
• información sobre la factura vencida (número, detalles, posible copia)
• importe adeudado (costes principales y posibles, que se justificarán con sus condiciones generales)
• recordatorio de sus condiciones de pago y consecuencias en caso de retraso
• recordatorio de fecha de vencimiento y referencia de pago

Existen soluciones de automatización o TI para rastrear sus facturas, pagos y recordatorios. La aplicación gratuita MindYourBills, por ejemplo, le permite ingresar fácilmente sus facturas en la aplicación, le notifica cuando vence una factura, le ofrece un recordatorio automático y un seguimiento en caso de facturas impagas.

Si las facturas siguen pendientes de pago después de sus recordatorios, recurra a un intermediario. El intermediario no tiene vínculos emocionales. Como su nombre indica, se sitúa entre los dos altavoces. Le ayuda a recuperar lo que debe considerando al deudor como cliente de su cliente. Escucha a su cliente y debe estar abierto a encontrar una solución amistosa lo más rápido posible. Siempre es preferible una negociación amistosa para recuperar sus facturas impagadas manteniendo una relación comercial.

La capacidad de escuchar y generar confianza facilita el diálogo con su cliente en mora. Las empresas de cobranza tienen todo el interés en encontrar soluciones de pago manteniendo al mismo tiempo las relaciones con los clientes y su imagen de marca.

No existe una fórmula mágica para negociar las condiciones de pago perfectas. Detrás de los aspectos técnicos y financieros de la negociación de las condiciones de pago se esconde una estrategia comercial. Debe mantener buenas relaciones con los clientes y aliviar las tensiones para evitar que los pagos atrasados se conviertan en deudas impagas. Pero cuando todavía no le pagan cuando vence su recordatorio, es hora de confiar la negociación de su deuda a un intermediario de confianza, como EMPRESA INTERNACIONAL DE RECUPERACIÓN® .