Unbezahlte Kundenrechnung? Wie geht man bei der Schuldeneintreibung vor?

Wie jeder Unternehmer werden Sie eines Tages mit einer oder mehreren unbezahlten Rechnungen konfrontiert sein. Es ist nie einfach, Ihre Schulden einzufordern. Umso komplizierter wird es in Zeiten der Wirtschaftskrise, wenn Ihre Schuldner mit einer Pandemie, Inflation oder sogar steigenden Energiekosten zu kämpfen haben. Allerdings benötigen auch Sie Mittel, um diese wirtschaftliche Situation zu bewältigen.

Wie gehen Sie also bei der Schuldeneintreibung vor?

Schritt 1: Überprüfen

Bevor Sie mit der Rückforderung beginnen, stellen Sie sicher, dass die geschuldeten Beträge korrekt und korrekt sind. Stellen Sie sicher, dass die Rechnung nicht ohne Mitteilung oder von einem Dritten (Ehemann, Ehefrau, Eltern, Nachbar, Drittunternehmen usw.) bezahlt wurde. Hat Ihr Kunde die Rechnung erhalten? Ist die Adresse (Postadresse oder E-Mail) korrekt? Ist er in der Zwischenzeit nicht umgezogen? Wurde die Rechnung von Ihrem Kunden akzeptiert? Gab es keinen Streit?

Schritt 2: Senden Sie eine Erinnerung

Wenn Ihr Kunde die Rechnung erhalten hat und nicht angefochten wurde, hat er möglicherweise einfach vergessen, die Zahlung zu leisten. Senden Sie ihnen eine Zahlungserinnerung per Post oder E-Mail. Eine Erinnerung genügt. Es besteht keine Notwendigkeit, die Kosten zu erhöhen und vor allem nicht abzuwarten, wenn Ihr Kunde nicht reagiert. Geben Sie eine Zahlungsfrist an, idealerweise 15 Tage nach dem Datum der Mahnung. Vergessen Sie nicht, Ihre Allgemeinen Zahlungsbedingungen zu beachten, um Ihren Kunden auf die Konsequenzen bei Nichtzahlung aufmerksam zu machen. Die Verwendung einer App wie MindYourBills erleichtert Ihnen diesen Schritt. Bei Fälligkeit einer Rechnung erhalten Sie eine Benachrichtigung und können anschließend kostenlos die Zahlungserinnerung versenden.

Schritt 3: Starten Sie den Wiederherstellungsvorgang

Ihr Kunde reagiert nicht und Ihre Rechnung ist immer noch nicht bezahlt? Senden Sie Ihre unbezahlte Rechnung zu dem in der Mahnung genannten Fälligkeitsdatum an einen Inkassodienstleister. Jeder sein Handwerk. Gehen Sie über einen externen Dienst. Ein Inkassounternehmen verfügt über Teams von Fachleuten, die in dem mühsamen und menschlichen Beruf der Schuldeneintreibung ausgebildet sind. Dieser Beruf ist reglementiert. Die eingesetzten Verfahren und Techniken werden regelmäßig überprüft und angepasst.
In Übereinstimmung mit dem Gesetz wird Ihrem Kunden eine formelle Mitteilung per Post zugesandt. Nach 15 Tagen wird Ihr Kunde über verschiedene Medien kontaktiert, die je nach Inkassounternehmen und Ihrem Kunden unterschiedlich sind (Telefonanrufe, Textnachrichten, E-Mails, Briefe, Hausbesuche usw.).

Sollte trotz dieser mehrfachen gütlichen Versuche keine Lösung gefunden werden können, ist es möglicherweise an der Zeit, ein Gerichtsverfahren einzuleiten. Vielleicht, weil unter Berücksichtigung der Zahlungsfähigkeit Ihres schlecht zahlenden Kunden und des geschuldeten Betrags ein gerichtliches Vorgehen angesichts der anfallenden Kosten manchmal nicht empfehlenswert ist. Wenn nicht beschlossen wird, ein Gerichtsverfahren einzuleiten (bei einem Anwalt und dann bei einem Gerichtsvollzieher), stellt Ihnen das Inkassounternehmen eine Uneinbringlichkeitsbescheinigung aus, die für Ihre Buchhaltung nützlich ist.