Wie können Sie gute Kundenbeziehungen aufrechterhalten und gleichzeitig die Zahlung Ihrer Rechnungen einfordern?

Für jedes Unternehmen sind gute Kundenbeziehungen und ein positiver Cashflow von entscheidender Bedeutung. Daher kann es wie eine Sackgasse wirken, wenn man auf einem Stapel unbezahlter Rechnungen sitzt.

Andererseits kann eine schlechte Abrechnungserfahrung für Ihren Kunden das Vertrauen in Ihr Unternehmen schädigen. Solche Spannungen beeinträchtigen die erfolgreichen Beziehungen zwischen den beiden Parteien und gefährden die gesamte Geschäftsbeziehung.

Was können Sie also tun, wenn Sie vor der schwierigen Situation stehen, zwischen der Aufrechterhaltung der Kundenbeziehung und der Begleichung einer Rechnung zu entscheiden?

Aus welchen Gründen verzögern Kunden ihre Zahlungen?

In den meisten Fällen sind verspätete Zahlungen die Folge von Cashflow-Problemen Ihrer Kunden. Sie empfinden so etwas wie Scham. Sie befürchten, dass ihre Cashflow-Probleme öffentlich werden. Deshalb stecken sie den Kopf in den Sand und reagieren nicht auf die Rückrufe ihrer Lieferanten.

Es ist auch möglich, dass Ihr Kunde aufgrund eines Bestell- oder Lieferstreits – beispielsweise schlechter Ware oder Qualitätsmängeln – nicht zahlen möchte.

Wenn Sie zu viel Druck auf einen Kunden ausüben, um eine Rechnung zu bezahlen, kann es zu Konflikten kommen. Jedes Unternehmen muss unbezahlte Rechnungen eintreiben, um seinen eigenen Cashflow zu glätten, aber niemand mag es, unter Druck gesetzt zu werden. Außerdem ist es für die langfristige Zukunft einer Beziehung nicht gesund, einem Klienten mit rechtlichen Schritten zu drohen.

Andererseits ist das Ausnutzen einer emotionalen Verbindung keine Garantie. Oftmals kennen sich Lieferant und Kunde, was dazu führen kann, dass ersterer dem zweiten stillschweigend längere Zahlungsziele einräumt. Dieses Vertrauen kann der Kunde dann nutzen, um die Zahlung bei anderen Anbietern zu bevorzugen.
Manche Kunden wechseln den Anbieter, sobald sie sich nicht wertgeschätzt fühlen, die Vertreter des Unternehmens nicht hilfreich finden oder andere Serviceprobleme haben.

Mangelnde Kommunikation zwischen Kunde und Lieferant ist die Ursache für Spannungen im Zusammenhang mit Zahlungen und unbezahlten Rechnungen.

Wie können Sie unbezahlte Rechnungen nachverfolgen und Ihre Erinnerungen versenden?

Erstens ist es wichtig, so früh wie möglich Rechnungen zu stellen und sicherzustellen, dass Ihr Kunde Ihre Rechnungen erhält. Überprüfen Sie die Richtigkeit Ihrer Rechnungen sowie die Kontaktdaten Ihrer Kunden. Bewahren Sie alle unterschriebenen Dokumente, Quittungen, Bestätigungen usw. in Ihren Akten auf. Dies kann Ihnen später immer noch nützlich sein.

Überprüfen Sie regelmäßig die Fälligkeitstermine Ihrer Rechnungen. Für einige Kunden, von denen Sie wissen, dass sie regelmäßig zu spät kommen, senden Sie kurz eine SMS oder E-Mail, wenn der Fälligkeitstermin näher rückt, anstatt darauf zu warten, dass auch sie zu spät kommen. Wenn Sie Ihre Zahlung am Fälligkeitstag immer noch nicht erhalten haben, senden Sie Ihrem Kunden eine einfache und höfliche Mahnung.

Wenn Sie eine Zahlungsfrist oder einen Bereinigungsplan eingeräumt haben, stellen Sie sicher, dass Ihre Kunden/Schuldner ihren Verpflichtungen nachkommen. Andernfalls senden Sie ihnen umgehend eine Zahlungserinnerung.

Geben Sie in Ihrem Erinnerungsschreiben unbedingt Folgendes an:

• Kontaktdaten beider Unternehmen
• Datum Ihres Rückrufs
• Ansprechpartner für die Abrechnung in Ihrem Unternehmen
• Angaben zur fälligen Rechnung (Nummer, Einzelheiten, evtl. Kopie)
• Geschuldeter Betrag (Hauptbetrag und etwaige Kosten, die in Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen zu begründen sind)
• Erinnerung an Ihre Zahlungsbedingungen und Konsequenzen im Falle einer Verzögerung
• Fälligkeitsdatum der Mahnung und Zahlungsreferenz

Für die Nachverfolgung Ihrer Rechnungen, Zahlungen und Mahnungen gibt es Automatisierungs- oder IT-Lösungen. Die kostenlose MindYourBills-Appermöglicht Ihnen zum Beispiel die einfache Erfassung Ihrer Rechnungen in der App, benachrichtigt Sie, wenn eine Rechnung fällig ist, bietet Ihnen eine automatische Erinnerung und Nachverfolgung bei unbezahlten Rechnungen.

Sollten Rechnungen trotz Ihrer Mahnung unbezahlt bleiben, wenden Sie sich an einen Vermittler. Der Vermittler hat keine emotionalen Bindungen. Wie der Name schon sagt, sitzt es zwischen den beiden Lautsprechern. Es hilft Ihnen, Ihre Forderungen einzutreiben und gleichzeitig den Schuldner als Kunden seines Mandanten zu betrachten. Er hört Ihrem Mandanten zu und muss Offenheit zeigen, um so schnell wie möglich eine einvernehmliche Lösung zu finden. Eine gütliche Verhandlung ist immer vorzuziehen, um Ihre unbezahlten Rechnungen einzutreiben und gleichzeitig eine Geschäftsbeziehung aufrechtzuerhalten.

Die Fähigkeit, zuzuhören und Vertrauen aufzubauen, erleichtert den Dialog mit Ihrem zahlungssäumigen Kunden. Inkassounternehmen haben großes Interesse daran, Zahlungslösungen zu finden und gleichzeitig die Kundenbeziehungen und Ihr Markenimage aufrechtzuerhalten.

Für die Aushandlung der perfekten Zahlungskonditionen gibt es kein Patentrezept. Hinter den technischen und finanziellen Aspekten der Aushandlung von Zahlungsbedingungen steht eine Geschäftsstrategie. Sie müssen eine gute Kundenbeziehung pflegen und Spannungen abbauen, um zu verhindern, dass verspätete Zahlungen zu Zahlungsausfällen führen. Wenn Sie jedoch bei Fälligkeit Ihrer Mahnung immer noch nicht bezahlt sind, ist es an der Zeit, die Verhandlung Ihrer Forderung einem vertrauenswürdigen Vermittler zu übertragen, z INTERNATIONAL RECOVER COMPANY® .