Wie vermeide ich Forderungsausfälle?

Jedes Unternehmen ist irgendwann mit Zahlungsverzug oder sogar Forderungsausfällen konfrontiert. Wenn alles versucht wurde, um den fälligen Betrag einzutreiben, die Schuld jedoch weiterhin unbezahlt bleibt, muss sie als uneinbringlich betrachtet werden.

Unabhängig vom Tätigkeitsbereich besteht dieses Risiko und jeder Unternehmer muss es berücksichtigen. Uneinbringliche Forderungen haben wie jede überfällige Rechnung offensichtliche Auswirkungen auf den Cashflow eines Unternehmens und führen zu einem Rückgang der Rentabilität. Ohne die finanziellen Einkünfte, die für den Betrieb eines Unternehmens, unabhängig von seiner Größe, erforderlich sind, kann seine Entwicklung gefährdet sein. Jeder Unternehmer muss daher von Anfang an den Stier bei den Hörnern packen und sich vor unbezahlten Schulden schützen.

Warum und wie entstehen Forderungsausfälle?

Im B2B-Bereich kann es auch bei Ihren Kunden zu Zahlungsverzug kommen. Möglicherweise stehen sie vor Problemen in der Lieferkette, die die Lieferung der Komponenten verlangsamen, die sie für die Herstellung der von ihnen verkauften Waren benötigen. Möglicherweise wurde Ihrem Kunden der Bankkreditrahmen entzogen, wodurch sich sein Betriebskapital verringert. Möglicherweise ist der Markt plötzlich zurückgegangen, was sich auf den Umsatz und das gesamte Geschäftsmodell ausgewirkt hat.

Im B2C-Bereich können Ihre Kunden mit finanziellen Schwierigkeiten konfrontiert sein, ob vorübergehend oder nicht. Niemand ist vor Einkommensverlusten, gesundheitlichen Problemen oder familiären Schwierigkeiten sicher.

Und in den letzten Jahren sind diese Probleme noch zahlreicher geworden. Die Gesundheitskrise aufgrund von Covid-19 und ihre wirtschaftlichen und sozialen Folgen haben sowohl Ihre B2B- als auch Ihre B2C-Kunden getroffen. Der Krieg in der Ukraine und seine wirtschaftlichen und energetischen Folgen wirken sich erneut auf Ihre Kunden aus: Lieferzeiten, Inflation, Unsicherheit usw.

Möglicherweise haben Sie auch einem Kunden Ihr Vertrauen geschenkt, der es nicht verdient hat. Ein Kunde hat sich falsch dargestellt und eine Bestellung aufgegeben, die er nicht erfüllen wollte. Wenn dies der Fall ist, müssen Sie entweder Ihre Richtlinien zur Kundenakzeptanz stärken oder diese fragwürdigen Kunden in Ihrem Finanzplan berücksichtigen. Das Eingehen von Risiken ist für jede Geschäftsentwicklung notwendig, aber das Eingehen kalkulierter Risiken.

Vorbeugung ist besser als Heilung!

Eine verspätete Zahlung sollte immer als Signal gewertet werden. Es bedarf einer Analyse und vor allem einer Reaktion, denn ein Zahlungsverzug kann in bestimmten Fällen zu einer uneinbringlichen Schuld führen.

Daher ist es wichtig, mögliche Zahlungsverzögerungen einzukalkulieren und sich von Anfang an abzusichern. Strukturieren Sie Ihre Zahlungsbedingungen, um eine pünktliche Zahlung zu fördern. Legen Sie Zahlungsfristen fest und weisen Sie direkt auf die Risiken bei Verzug hin. Seien Sie standhaft und zögern Sie nicht mit Zahlungsfristen und anderen Klauseln. Eine Rechnung ist bei Fälligkeit fällig. Senden Sie im Falle einer verspäteten Zahlung eine Mahnung direkt an Ihren Kunden und erinnern Sie ihn an Ihre Bedingungen und die Folgen, die sich aus der Verzögerung ergeben.

Manche Kunden zahlen erst auf Mahnung. Mit einem klaren Zeitplan und regelmäßigen Erinnerungen werden Sie feststellen, dass ein Kunde, der mit Zahlungen jongliert, Ihnen eher Vorrang einräumen wird als einem Unternehmen mit weniger strukturierter Rechnungsverfolgung. Stellen Sie sicher, dass Ihre Rechnungen immer „oben auf seinem Stapel“ liegen und Priorität bei der Zahlung haben.

Hier einige Tipps zur Vermeidung von Forderungsausfällen:

• Versenden Sie Ihre Rechnungen und Kontoauszüge rechtzeitig, am besten direkt nach Abschluss des Auftrags oder Lieferung des Produkts. Unternehmen haben Zahlungszyklen etabliert. Eine schnelle Abrechnung bedeutet also, dass Sie den nächsten Zyklus weniger wahrscheinlich verpassen.
• Um die allgemeine Gesundheit Ihres Unternehmens zu gewährleisten, führen Sie aktuelle Aufzeichnungen darüber, was Ihnen jeder Kunde schuldet, und notieren Sie alle Kunden, deren Fristen sich nähern.
• Senden Sie sofort eine Erinnerung, wenn eine Rechnung überfällig ist, unabhängig vom Betrag. Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens oder der Höhe Ihrer Schulden wurde eine Dienstleistung erbracht oder ein Produkt verkauft und es verdient, bezahlt zu werden.
• Bleiben Sie auf dem Laufenden mit Ihren Kunden. Hinter jeder verspäteten Zahlung steht ein Kunde, ob Stammkunde oder nicht. Passen Sie Ihre Abrechnungsverfolgung je nach Fall an. Sie können entscheiden, ob Sie eine zusätzliche Frist gewähren oder ablehnen möchten, um beispielsweise Verzugszinsen geltend zu machen oder nicht.

Sollten Ihre Schulden dennoch nicht beglichen werden, lassen Sie sich von einem Inkassobüro beraten, wie Sie das geschuldete Geld am effektivsten eintreiben können. Die Beitreibung Ihrer zweifelhaften Schulden einem Dritten anzuvertrauen, ist für Ihren Kunden ein Zeichen der Seriosität. Oft reicht eine einfache formelle Mitteilung aus, um ihn zu einer Reaktion zu veranlassen, die vollständige Zahlung zu erhalten oder einen funktionierenden Vergleichsplan aufzustellen. Manchmal sind weitere einvernehmliche oder rechtliche Schritte erforderlich. Aber sehr oft werden Sie Ihre Schulden schnell zurückbekommen und können so vermeiden, dass Sie sie als uneinbringlich betrachten müssen. Nehmen Sie Ihr Geld nicht auf die leichte Schulter!