Unbezahlte Kundenrechnung? Wie treibt man Schulden ein?

Wie jeder Unternehmer werden Sie eines Tages mit einer oder mehreren unbezahlten Rechnungen konfrontiert sein. Es ist nie einfach, Ihre Forderungen einzufordern. Umso komplizierter wird es in Zeiten der Wirtschaftskrise, wenn Ihre Schuldner mit einer Pandemie, Inflation oder sogar steigenden Energiekosten zu kämpfen haben. Doch auch Sie benötigen Mittel, um diese wirtschaftliche Situation zu bewältigen.

Wie gehen Sie also beim Inkasso vor?

Schritt 1: Überprüfen

Stellen Sie vor Beginn des Inkassos sicher, dass die Beträge fällig und korrekt sind. Stellen Sie sicher, dass die Rechnung nicht ohne Mitteilung oder durch Dritte (Ehemann, Ehefrau, Eltern, Nachbar, Drittfirma usw.) bezahlt wurde. Hat Ihr Kunde die Rechnung erhalten? Ist die Adresse (Postadresse oder E-Mail) korrekt? Ist er in der Zwischenzeit nicht umgezogen? Wurde die Rechnung von Ihrem Kunden akzeptiert? Gab es keinen Streit?

Schritt 2: Senden Sie eine Erinnerung

Wenn Ihr Kunde die Rechnung erhalten und keine Einwände erhoben hat, hat er möglicherweise einfach vergessen, die Zahlung zu leisten. Senden Sie ihm eine Zahlungserinnerung per Post oder E-Mail. Eine einzige Erinnerung genügt. Sie müssen die Kosten nicht vervielfachen und vor allem nicht warten, wenn Ihr Kunde nicht reagiert. Geben Sie eine Zahlungsfrist an, idealerweise 15 Tage nach dem Datum der Mahnung. Vergessen Sie nicht, Ihre Zahlungsbedingungen zu notieren, um Ihren Kunden auf die Konsequenzen bei Nichtzahlung aufmerksam zu machen. Die Verwendung einer App wie MindYourBills erleichtert diesen Schritt. Bei Fälligkeit einer Rechnung erhalten Sie eine Benachrichtigung und können anschließend die Zahlungserinnerung kostenfrei versenden.

Schritt 3: Starten Sie den Wiederherstellungsvorgang

Ihr Kunde reagiert nicht und Ihre Rechnung ist immer noch nicht bezahlt? Senden Sie Ihre unbezahlte Rechnung zu dem in der Mahnung genannten Fälligkeitsdatum an einen Inkassoprofi. Jeder sein Handwerk. Gehen Sie über einen externen Dienst. Ein Inkassounternehmen verfügt über Teams von Fachleuten, die in der schwierigen und menschlichen Inkassobranche geschult sind. Dieser Beruf ist reglementiert. Die eingesetzten Verfahren und Techniken werden regelmäßig überprüft und angepasst.
In Übereinstimmung mit dem Gesetz wird Ihrem Kunden eine formelle Mitteilung per Post zugesandt. Nach Ablauf von 15 Tagen wird Ihr Kunde über verschiedene Medien angesprochen, die je nach Inkassounternehmen, aber auch nach Ihrem Kunden unterschiedlich sind (Telefonanrufe, SMS, E-Mails, Briefe, Hausbesuche usw.).

Sollte trotz dieser mehrfachen gütlichen Versuche keine Lösung gefunden werden können, ist es möglicherweise an der Zeit, ein Gerichtsverfahren einzuleiten. Vielleicht liegt es daran, dass angesichts der Zahlungsfähigkeit Ihres zahlungsunfähigen Kunden und des fälligen Betrags ein Gerichtsverfahren angesichts der damit verbundenen Kosten manchmal nicht ratsam ist. Wenn nicht beschlossen wird, ein Gerichtsverfahren einzuleiten (bei einem Anwalt und dann bei einem Gerichtsvollzieher), stellt Ihnen das Inkassounternehmen eine Uneinbringlichkeitsbescheinigung aus, die für Ihre Konten nützlich ist.