Die Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Inkasso

Für jedes Unternehmen ist es wichtig, pünktlich bezahlt zu werden. Verspätete Zahlungen und Kunden, die versuchen, die Bezahlung Ihrer Waren oder Dienstleistungen zu vermeiden, können Ihr Unternehmen kosten und langfristige und schädliche Auswirkungen auf Ihren Cashflow haben.

Inkasso ist ein eigenständiger Beruf, der Diplomatie, Einfühlungsvermögen, Strategie und Erfahrung erfordert. Die Sanierung selbst durchzuführen ist zeitaufwändig. Diese Zeit könnten Sie nutzen, um Ihr Geschäft weiterzuentwickeln, nach neuen Geschäftsmöglichkeiten zu suchen oder Ihre Dienstleistungen für Kunden zu verbessern, die Ihnen ein Vermögen zahlen.

Um fundierte Inkassoentscheidungen zu treffen und Ihre Schuldner erfolgreich zu verfolgen, müssen die Daten, auf die Sie sich verlassen, aktuell und vollständig sein. Wir empfehlen Ihnen außerdem, mit einem erfahrenen Inkassounternehmen zusammenzuarbeiten, sowohl für die fundierte Beratung als auch für die Überwachung Ihrer säumigen Zahler. Es ist nicht immer einfach zu wissen, welche Schritte Sie unternehmen müssen, um Ihre Schulden zu den besten Konditionen zu begleichen.

Nachfolgend finden Sie die empfohlenen Schritte zum Einzug Ihrer Rechnungen.

1. Rechnungsstellung und Zahlungsverfolgung

Bevor wir über Inkasso sprechen, ist es wichtig, über die Abrechnung zu sprechen. Auch wenn dieser Schritt oft nicht Ihr Ding ist, stellen Sie Ihre Waren und Dienstleistungen schnell und regelmäßig in Rechnung. Überprüfen Sie dann jede Woche Ihre Rechnungszahlungen. Verspätete Zahlungen kommen leider häufig vor, es gibt jedoch Lösungen, um Zahlungen zu beschleunigen. Sollten Sie dennoch nicht oder nur teilweise bezahlt werden, müssen Sie unverzüglich mit dem Beitreibungsverfahren beginnen.

2. Versenden einer Zahlungserinnerung

Wenn Sie bemerken, dass die Zahlungsfrist abgelaufen ist und Ihre Rechnung immer noch nicht eingelöst wird, senden Sie am besten eine Mahnung. Sie können eine höfliche Benachrichtigung senden, diese sollte jedoch direkt sein. Sie können es per Post oder per E-Mail versenden. Manchmal können Sie bei bestimmten Stammkunden, die ihre Rechnungen immer eingelöst haben oder deren Umsatz für Ihr Unternehmen wichtig ist, vorher telefonisch Kontakt aufnehmen.

Einige Buchhaltungsprogramme bieten Ihnen die Möglichkeit, Ihren Schuldnern eine Mahnung zu senden. Es besteht auch die Möglichkeit, den Mahnversand an spezialisierte Unternehmen auszulagern. Die kostenlose MindYourBills-App ermöglicht es Ihnen, Ihre Rechnungen zu verschlüsseln und ein oder zwei Zahlungserinnerungs-E-Mails an Ihre Schuldner zu senden. Außerdem können Sie Ihre Rechnungen mit einem Klick als bezahlt, uneinbringlich klassifizieren oder an das Inkassounternehmen weiterleiten.

3. Übergabe unbezahlter Rechnungen an das Inkassounternehmen

Ist Ihr Rückruf unbeantwortet geblieben? Es ist Zeit, das Wort an einen anderen Redner zu übergeben. Unbezahlte Rechnungen können problemlos an Dritte weitergeleitet werden. Um Ihre unbezahlten Rechnungen begleichen zu können, muss ein Inkassounternehmen neben einem formellen Vertrag zwischen Ihnen und seinen Diensten auch vollständige Informationen über Ihre unbezahlten Schulden haben. Wenn Sie Ihre Erinnerung mit der MindYourBills-App gesendet haben, werden die Informationen mit einem Klick an sie gesendet. Wenn Sie sich für andere Mahnmethoden entschieden haben, achten Sie darauf, möglichst viele Angaben zu Ihren Schuldnern und den fälligen Rechnungen zu machen. Sobald die Informationen eingegangen sind, verschlüsselt das Inkassounternehmen eine Datei, in der Sie häufig online verfolgen können, wie die gütliche und gerichtliche Beitreibung voranschreitet.

4. Einvernehmliche Eintreibung von Schulden

Vor jedem anderen Verfahren erfordert die gütliche Einziehung eine förmliche Mitteilung an Ihren Schuldner. In den meisten Ländern der Europäischen Union und sogar weltweit ist es ein Pflichtbrief. Nach Absendung dieses offiziellen Schreibens und Ablauf der dem Schuldner gesetzten Frist zur Reaktion wird das gütliche Inkasso fortgesetzt. Jedes Inkassounternehmen verwendet seine eigenen Methoden, die auf seiner Erfahrung und Ethik basieren. INTERNATIONAL RECOVER COMPANY®Sie nutzt beispielsweise den Versand von Post und SMS, ruft Schuldner an und zieht Inkassobüros um. Ziel ist es, mit dem Schuldner in Kontakt zu treten, eine Zahlung oder einen angemessenen Sanierungsplan für die verschiedenen Beteiligten zu erwirken. Zu ihren Werten zählen für uns die Achtung des Gesetzes, aber auch der Privatsphäre und der Menschenwürde. In den meisten Fällen lohnen sich diese Schritte und Sie erhalten Ihr Geld zurück.

5. Gerichtliche Beitreibung

Leider ist es manchmal nicht möglich, eine einvernehmliche Lösung zu finden (Insolvenz, Verschwinden, Zahlungsverweigerung usw.). Das Inkassounternehmen wird dann die einvernehmliche Beitreibung abschließen, indem es Ihnen entweder eine Bescheinigung über die Uneinbringlichkeit aushändigt oder Ihnen rechtliche Schritte anbietet. Die Agentur kann häufig als Vermittler fungieren und wird mit Ihrem Einverständnis einen Anwalt und dann einen Gerichtsvollzieher für die verschiedenen Phasen von der Vorladung bis zur möglichen Beschlagnahme kontaktieren.

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