Jak si udržet dobré vztahy se zákazníky při uplatnění nároku na úhradu svých faktur?

Pro každý podnik jsou klíčové dobré vztahy se zákazníky a pozitivní cash flow. Zjištění, že sedíte na hromadě nezaplacených účtů, se proto může zdát jako slepá ulička.

Na druhou stranu pro vašeho zákazníka může špatná fakturační zkušenost poškodit důvěru ve vaši společnost. Takové napětí škodí úspěšným vztahům mezi oběma stranami a představuje hrozbu pro celý obchodní vztah.

Co tedy můžete dělat, když stojíte před obtížnou situací při výběru mezi udržením vztahu se zákazníkem a zaplacením faktury?

Jaké jsou důvody, proč se zákazníci opožďují s platbami?

Ve většině případů jsou pozdní platby důsledkem problémů s peněžními toky vašich zákazníků. Cítí něco podobného hanbě. Obávají se, že jejich problémy s peněžními toky se stanou obecně známými. Drží se tedy pštrosí politiky a nereagují na upomínky od svých dodavatelů.

Je také možné, že váš zákazník nechce platit kvůli sporu o objednávku nebo doručení – například kvůli špatnému zboží nebo problémům s kvalitou.

Pokud budete na zákazníka příliš tlačit, aby mu byla proplacena faktura, mohlo by to vést ke střetu. Každý podnik potřebuje shromažďovat nezaplacené faktury, aby si urovnal cash flow, ale nikdo nemá rád, když je pod tlakem. Také vyhrožování klientovi právními kroky není zdravé pro dlouhodobou budoucnost vztahu.

Na druhou stranu hraní na emocionální spojení není zárukou. Dodavatel a zákazník se často znají, což může prvního vést k tomu, že druhému automaticky poskytne delší platební podmínky. Zákazník pak může využít této důvěry ke zvýhodnění plateb jiných dodavatelů.
Někteří zákazníci změní poskytovatele, jakmile se cítí nedoceněni, považují zástupce společnosti za neužitečné nebo mají jiné problémy související se službami.

Nedostatečná komunikace mezi zákazníkem a dodavatelem je příčinou napětí kolem plateb a nezaplacených faktur.

Jak získat nezaplacené faktury a zasílat upomínky?

Za prvé, je nezbytné fakturovat co nejdříve a zajistit, aby váš zákazník obdržel vaše faktury. Zkontrolujte správnost svých faktur a také kontaktní údaje svých zákazníků. Uchovávejte ve svých souborech všechny podepsané dokumenty, účtenky, ověření atd. To se vám může později hodit.

Pravidelně kontrolujte data splatnosti svých faktur. U některých klientů, o kterých víte, že chodí pravidelně pozdě, pošlete krátký text nebo e-mail s blížícím se datem splatnosti, místo abyste čekali, až bude také pozdě. V den splatnosti, pokud jste stále neobdrželi platbu, zašlete zákazníkovi jednoduchou a zdvořilou upomínku.

Pokud jste udělili platební lhůtu nebo plán vypořádání, ujistěte se, že vaši zákazníci/dlužníci dodržují své závazky. V opačném případě jim neprodleně zašlete upomínku k platbě.

V dopise s upomínkou nezapomeňte uvést následující:

• kontaktní údaje obou společností
• datum vašeho odvolání
• kontaktní osoba pro fakturaci ve vaší společnosti
• informace o splatnosti faktury (číslo, detail, případná kopie)
• dlužná částka (jistina a možné náklady, musí být odůvodněny vašimi všeobecnými podmínkami)
• připomenutí vašich platebních podmínek a důsledků v případě prodlení
• datum splatnosti upomínky a odkaz na platbu

Existují automatizační nebo IT řešení pro sledování vašich faktur, plateb a upomínek. Bezplatná aplikace MindYourBills, například umožňuje snadné zadávání faktur do aplikace, upozorní vás na splatnost faktury, nabídne vám automatickou upomínku a následnou kontrolu v případě nezaplacených faktur.

Pokud po vašich upomínkách zůstanou faktury nezaplacené, obraťte se na zprostředkovatele. Zprostředkovatel nemá žádné citové vazby. Jak jeho název napovídá, sedí mezi dvěma reproduktory. Pomáhá vám vymáhat splatnost a zároveň považujete dlužníka za klienta jeho klienta. Naslouchá vašemu klientovi a musí prokázat otevřenost, aby co nejrychleji našel smírné řešení. Přátelské vyjednávání je vždy vhodnější pro zpětné získání vašich nezaplacených faktur při zachování obchodního vztahu.

Schopnost naslouchat a budovat důvěru usnadňuje dialog se zákazníkem s opožděnou platbou. Inkasní společnosti mají velký zájem na hledání platebních řešení při zachování vztahu se zákazníkem a image vaší značky.

Neexistuje žádný kouzelný vzorec pro vyjednání dokonalých platebních podmínek. Za technickými a finančními aspekty sjednávání platebních podmínek se skrývá obchodní strategie. Musíte udržovat dobré vztahy se zákazníky a zmírňovat napětí, abyste zabránili tomu, že se pozdní platby změní v nezaplacení. Ale když v době splatnosti upomínky stále nedostanete zaplaceno, je čas svěřit projednání vaší pohledávky důvěryhodnému zprostředkovateli, jako je např. MEZINÁRODNÍ RECOVER COMPANY® .